Ψηφιακή παρακολούθηση του Προγράμματος Προσωπικής Προόδου των Μελών των Τμημάτων

Στο πλαίσιο της αναθεώρησης του Προσκοπικού Προγράμματος, η παρακολούθηση του Προγράμματος της Προσωπικής Προόδου των Μελών των Τμημάτων, μεταφέρεται από τα χάρτινα Μητρώα Προόδου στην ηλεκτρονική εφαρμογή MyScout, η οποία αποτελεί πλέον τον προβλεπόμενο και ενιαίο τρόπο τήρησής του.

Το MyScout είναι ένα ενιαίο ψηφιακό περιβάλλον που έχει σχεδιαστεί για την παρακολούθηση του Προγράμματος της Προσωπικής Προόδου των Μελών και την υποστήριξη του Προσκοπικού Προγράμματος. Μέσω της εφαρμογής παρέχεται η δυνατότητα:

• Στα Ενήλικα Στελέχη να καταγράφουν και να παρακολουθούν τις Αναγνωρίσεις και τα στάδια του Προγράμματος της Προσωπικής Προόδου των Μελών του Τμήματός τους,

• Στα Μέλη των Τμημάτων να έχουν εικόνα για τις Αναγνωρίσεις που έχουν κατακτήσει, καθώς και για τις προϋποθέσεις κάθε Αναγνώρισης, τις οποίες μπορούν να συμπληρώνουν,

• Σε όλους τους χρήστες να έχουν πρόσβαση σε υποστηρικτικό υλικό, όπως Αναγνωρίσεις Περιπέτειας, Προσκοπικές Κατασκευές, Πεζοπορικές Διαδρομές, διαδραστικά παιχνίδια και άλλες χρήσιμες δυνατότητες.

Ειδικότερα, η ψηφιοποίηση του Προγράμματος της Προσωπικής Προόδου προσφέρει σημαντικά οφέλη, όπως ενδεικτικά:

• Προσωπικό ιστορικό της Προόδου, ώστε κάθε παιδί να μπορεί να βλέπει τις Αναγνωρίσεις του και το «ταξίδι» του στον Προσκοπισμό, ανεξάρτητα από αλλαγές Τμήματος, Συστήματος ακόμα και όταν θα έχει γίνει Ενήλικο Στέλεχος.

• Άμεση και σαφή εικόνα της ταυτότητας του Τμήματός τους, αναφορικά με την Πρόοδο των Μελών, για τα Ενήλικα Στελέχη.

• Αξιόπιστη εξαγωγή στατιστικών στοιχείων, τα οποία αποτελούν πολύτιμο εργαλείο για τη συνεχή αξιολόγηση και ανανέωση του Προσκοπικού Προγράμματος, σύμφωνα με τα πορίσματα του 20ου Πανελλήνιου Προσκοπικού Συνεδρίου,

• Αυτοματοποίηση διαδικασιών, όπως οι δηλώσεις συμμετοχής για τις Εξερευνήσεις Χρυσού Τριφύλλου και Δάφνης και για την Διαδικασία Ανάδειξης Προσκόπων Έθνους, μειώνοντας σημαντικά τον διοικητικό φόρτο εργασίας των Ενηλίκων Στελεχών.

Για τη μετάβαση στην ψηφιακή τήρηση του Προγράμματος της Προσωπικής Προόδου, χρειάζεται να προηγηθούν τα παρακάτω τρία (3) βήματα αρχικών ενεργειών.

Αρχικά, θα πρέπει να εισαχθούν ως χρήστες του MyScout τα Μέλη των Τμημάτων και τα Ενήλικα Στελέχη των Συστημάτων. Για το σκοπό αυτό, θα πραγματοποιηθεί αυτόματη εισαγωγή των απογεγραμμένων για το 2026 Λυκοπούλων, Προσκόπων, Ανιχνευτών, Μελών Π.Δ. και Ενηλίκων Στελεχών, καθώς και Νέων Μελών της Απογραφής του 2027, με τα προβλεπόμενα στοιχεία της καρτέλας χρήστη, όπως όνομα, επώνυμο, ημερομηνία γέννησης, Αριθμό Μητρώου Σ.Ε.Π. και e-mail. Με την αυτόματη εισαγωγή εξοικονομείται σημαντικός χρόνος για τα Ενήλικα Στελέχη.

Tο αναγνωριστικό για την είσοδο κάθε χρήστη στο MyScout είναι το e-mail του, το οποίο πρέπει να είναι έγκυρο και μοναδικό. Κατά συνέπεια, με τη διαδικασία της αυτόματης εισαγωγής δεν θα εισαχθούν χρήστες οι οποίοι στο e-sep:

• Δεν διαθέτουν έγκυρο προσωπικό e-mail,

• Έχουν ίδιο e-mail με άλλο χρήστη,

• Χρησιμοποιούν e-mail Κλιμακίου ή Ενήλικου Στελέχους.

Οι χρήστες που δεν θα εισαχθούν με τη διαδικασία της αυτόματης εισαγωγής θα πρέπει στη συνέχεια να εισαχθούν από τους Διαχειριστές (βλ. Βήμα 2).

Για τα Συστήματα που εφάρμοσαν πιλοτικά το «ΕΝΑ Πρόγραμμα» και χρησιμοποιούν ήδη το MyScout, η αντιστοίχιση θα γίνει με βάση τον Αριθμό Μητρώου Σ.Ε.Π. Αν υπάρχει ήδη χρήστης με τον ίδιο Αριθμό Μητρώου Σ.Ε.Π., ο χρήστης δεν θα εισάγεται, αλλιώς θα δημιουργείται διπλός χρήστης, κάτι που μετά θα πρέπει να τακτοποιηθεί από τους Διαχειριστές (βλ. Βήμα 2). Σε καμία περίπτωση δεν θα χαθούν δεδομένα που αφορούν την Πρόοδο των Μελών ή τους ρόλους των Ενηλίκων Στελεχών.

Η διαδικασία της αυτόματης εισαγωγής έχει προγραμματιστεί για το πρώτο δεκαήμερο του Οκτωβρίου. 

Επομένως, μέχρι και την Κυριακή 4 Οκτωβρίου:

• Όλα τα Συστήματα πρέπει να έχουν ενημερώσει τα σωστά e-mail των Μελών τους στο e-sep.

• Τα Συστήματα που χρησιμοποιούν ήδη το MyScout πρέπει να έχουν καταχωρήσει τους σωστούς Αριθμούς Μητρώου του Σ.Ε.Π. στους υπάρχοντες χρήστες. 

Ειδικότερα, για τα αδέλφια που χρησιμοποιούν κοινή διεύθυνση e-mail, συνήθως του γονέα, μπορεί να χρησιμοποιηθεί, όπου υποστηρίζεται, η δυνατότητα Plus Addressing, με την προσθήκη διακριτικού όπως +1 ή +2.

Παράδειγμα:

• 1ο παιδί: [email protected]

• 2ο παιδί: [email protected]

• 3ο παιδί: [email protected]

Με αυτόν τον τρόπο δημιουργούνται διαφορετικά και μοναδικά αναγνωριστικά για την είσοδο του χρήστη στο MyScout, ενώ τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς τις συγκεκριμένες διευθύνσεις καταλήγουν στον ίδιο βασικό λογαριασμό e-mail, εφόσον ο Mail Server υποστηρίζει τη συγκεκριμένη δυνατότητα.

Η δυνατότητα Plus Addressing υποστηρίζεται από αρκετές υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μεταξύ άλλων από το Gmail, το Outlook.com και το iCloud Mail. Η υποστήριξη μπορεί να διαφέρει ανά πάροχο, υπηρεσία ή τύπο λογαριασμού και δεν μπορεί να θεωρηθεί δεδομένη για κάθε διεύθυνση e-mail.

Όπου η δυνατότητα αυτή δεν υποστηρίζεται, θα πρέπει στο e-sep να καταχωρείται διαφορετική και έγκυρη διεύθυνση e-mail, για παράδειγμα του δεύτερου γονέα ή άλλη προσωπική διεύθυνση του Μέλους.

Μετά την ολοκλήρωση της αυτόματης εισαγωγής χρηστών, θα ξεκινήσουν εκπαιδεύσεις των Ενηλίκων Στελεχών για τη χρήση του MyScout. Οι εκπαιδεύσεις θα αρχίσουν αφού περάσει τουλάχιστον ένας μήνας από την Επιμόρφωση και θα ολοκληρωθούν μέσα στον επόμενο ένα μήνα. Θα πραγματοποιούνται στο επίπεδο της κάθε Περιφερειακής Εφορείας, θα μπορούν να γίνονται διαδικτυακά και θα είναι διάρκειας 45 - 60 λεπτών.

Αμέσως μετά, θα οριστούν οι Διαχειριστές των Συστημάτων και των Τμημάτων, με τα αντίστοιχα δικαιώματα χρήσης, όπως εισαγωγή και απενεργοποίηση μελών, καταχώρηση Αναγνωρίσεων κ.ά. 

Οι Διαχειριστές θα πρέπει να μετακινήσουν τα παιδιά που ανέβηκαν στα νέα τους Τμήματα, να καταχωρήσουν τυχόν νέες εγγραφές και να απενεργοποιήσουν Μέλη που αποχώρησαν. Επιπλέον ενέργειες θα απαιτηθούν στις εξής περιπτώσεις:

• Εισαγωγή Μελών που δεν εισήχθησαν αυτόματα, λόγω προβληματικού e-mail, 

• Διαγραφή διπλών χρηστών που δημιουργήθηκαν σε Συστήματα που χρησιμοποιούσαν το MyScout, σε περιπτώσεις όπου δεν υπήρχε σωστός Αριθμός Μητρώου Σ.Ε.Π. 

Με την ολοκλήρωση των παραπάνω ενεργειών, κάθε Διαχειριστής θα πρέπει να έχει ακριβή εικόνα των Μελών του Συστήματος ή του Τμήματός του. 

Οι Περιφερειακές Εφορείες θα παρακολουθούν τη διαδικασία, υποστηρίζοντας τα Συστήματα, όπου χρειαστεί.

Μετά τις Επιμορφώσεις και αφού τα Ενήλικα Στελέχη έχουν εξοικειωθεί με τη νέα Πρόοδο, μία από τις πρώτες ενέργειες που θα πρέπει να γίνει για τη μετάβαση στο νέο Πρόγραμμα Προσωπικής Προόδου είναι η αλλαγή των Αναγνωρίσεων και των αντίστοιχων διακριτικών των Μελών κάθε Τμήματος. 

Η αντιστοίχιση παλαιών και νέων Αναγνωρίσεων θα γίνει με τη χρήση του εγγράφου «Μετάβαση Αναγνωρίσεων Προόδου.pdf», το οποίο υπάρχει στο Χρήσιμο Υλικό, μέσα στο φάκελο με το Υποστηρικτικό Υλικό. Η αλλαγή των διακριτικών μπορεί να πραγματοποιηθεί με έναν όμορφο και Προσκοπικό τρόπο, αξιοποιώντας και τις ιδέες που έχουν ετοιμάσει οι Εφορείες των Κλάδων της Γ.Ε. Έτσι, κάθε παιδί θα παραλάβει και θα ράψει στη στολή του τα διακριτικά των νέων Αναγνωρίσεων που αντιστοιχούν σε αυτές που έχει κατακτήσει με το προηγούμενο πρόγραμμα. Η διαδικασία της αλλαγής των διακριτικών θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί μέσα σε ένα με ενάμιση μήνα από την έναρξη των δράσεων.

Στη συνέχεια και εφόσον στο MyScout έχουν εισαχθεί όλα τα Μέλη του Τμήματός, θα πρέπει να καταχωρηθούν στο MyScout οι νέες Αναγνωρίσεις με τις αντίστοιχες ημερομηνίες απονομής τους, ώστε να δημιουργηθεί και να διατηρηθεί το πλήρες ιστορικό κάθε Μέλους. Η καταχώρηση θα γίνει από τους Διαχειριστές των Τμημάτων.

Για τα Τμήματα που τηρούν έγχαρτα Μητρώα Προόδου, οι ημερομηνίες των απονομών μπορούν να μεταφερθούν εύκολα. Για τα Τμήματα που δεν έχουν κρατήσει ακριβείς ημερομηνίες για τις παλαιές Αναγνωρίσεις, οι ημερομηνίες μπορούν να καταχωρηθούν με βάση τα διαθέσιμα βεβαιωτικά, τις δράσεις και τις εκδρομές στο πλαίσιο των οποίων έγινε η απονομή ή άλλο πρόσφορο στοιχείο.

Επισυνάπτεται πίνακας με τις νέες Αναγνωρίσεις ανά Κλάδο, ώστε με την αλλαγή των παλαιών με τις νέες Αναγνωρίσεις, οι ημερομηνίες απονομής να καταγραφούν συγκεντρωτικά για όλο το Τμήμα, για να μπορέσουν να μεταφερθούν ευκολότερα στην εφαρμογή. 

Από το σημείο αυτό και μετά, αρκεί, κάθε φορά που απονέμεται μία Αναγνώριση, ο Διαχειριστής του Τμήματος να καταχωρεί την ημερομηνία απονομής στο αντίστοιχο πεδίο, κάτι που μπορεί να γίνει με πολύ απλό και άμεσο τρόπο, από το κινητό τηλέφωνο ή από τον υπολογιστή του Ενήλικου Στελέχους.

Αγαπητοί μου,

Ο σχεδιασμός και τα εργαλεία αποτελούν μόνο την αφετηρία αυτής της σημαντικής προσπάθειας. Η επιτυχία της θα εξαρτηθεί από τη συνεργασία όλων μας και, κυρίως, από τη συστηματική εφαρμογή της στο Τμήμα, την καθημερινή μας δράση και τη διάθεσή μας να προσφέρουμε στα παιδιά την καλύτερη δυνατή Προσκοπική εμπειρία.

Η ψηφιακή τήρηση του Προγράμματος Προσωπικής Προόδου αναμένεται να διευκολύνει ουσιαστικά το έργο των Ενηλίκων Στελεχών, να προσφέρει στα Μέλη μας μια πληρέστερη εικόνα της προσωπικής τους διαδρομής και να συμβάλει στην αποτελεσματικότερη αξιολόγηση και συνεχή βελτίωση του Προσκοπικού Προγράμματος. Παράλληλα, θα ενισχύσει την ενιαία εφαρμογή του σε όλη την Προσκοπική Κίνηση, προσφέροντας αξιόπιστα δεδομένα και σύγχρονα εργαλεία υποστήριξης.

Με τη συμμετοχή και τη συνεργασία όλων μας, μπορούμε να αξιοποιήσουμε τις νέες δυνατότητες που μας προσφέρονται και να υποστηρίξουμε ουσιαστικά την ανάπτυξη ενός σύγχρονου, ποιοτικού και ενιαίου Προσκοπικού Προγράμματος, πάντα προς όφελος των παιδιών και των νέων που εμπιστεύονται το Σώμα Ελλήνων Προσκόπων για την προσωπική τους ανάπτυξη.

Οι Πρόσκοποι, μέσω των προγραμμάτων, των δράσεων και των διαχρονικών αξιών τους, για περισσότερα από 115 χρόνια εφαρμόζουν έμπρακτα στους 17 Στόχους Βιώσιμης Ανάπτυξης του Ο.Η.Ε., συμβάλλοντας στη δημιουργία ενός καλύτερου κόσμου. Περισσότερα στο www.scouts4sdgs.gr.