Βελτίωση ενεργειών διαχείρισης εκπαιδεύσεων Σ.Ε.Π.

Σε συνέχεια της βελτίωσης των εκπαιδεύσεων των Ενηλίκων Στελεχών μας, παράλληλα προχωρούμε (σε ετήσια βάση) και στη βελτίωση του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης των εκπαιδεύσεων e-sep, καθώς και των εργασιών της κεντρικής τους διαχείρισης, σύμφωνα με τις διαδικασίες αξιολόγησης, από την Εφορεία Εκπαίδευσης Γ.Ε.

Προκειμένου:

• Τα Ενήλικα Στελέχη να ενημερώνονται με ευκολότερο τρόπο για τις προγραμματισμένες εκπαιδεύσεις,

• Tα Ενήλικα Στελέχη να υποβάλλουν με ευκολότερο τρόπο τη δήλωση συμμετοχής στην εκπαίδευση που ενδιαφέρονται,

• Να ολοκληρώνονται γρηγορότερα οι εργασίες διαχείρισης των εκπαιδεύσεων από τη Γραμματεία της Εφορείας Εκπαίδευσης Γ.Ε. και να αποστέλλεται η λίστα των εγκεκριμένων δηλώσεων συμμετοχής Εκπαιδευόμενων, καθώς και το συνολικό ποσό (στις περιπτώσεις που απαιτείται οικονομική συμμετοχή και η οικονομική διαχείριση διενεργείται από το Σ.Ε.Π.) προς τον Αρχηγό της εκάστοτε εκπαίδευσης,

• Να παρακολουθείται καλύτερα, από την Εφορεία Εκπαίδευσης Γ.Ε. η προετοιμασία της εκπαίδευσης από τον Αρχηγό, με διαθέσιμο χρόνο προτάσεων βελτίωσης ως προς το περιεχόμενο, τους Εκπαιδευτές και ό,τι άλλο χρειαστεί (διαδικασία έγκρισης) και

• Να ολοκληρώνονται εγκαίρως όλες οι προβλεπόμενες διαδικασίες μετά την εκπαίδευση, για την έγκαιρη έκδοση των αποτελεσμάτων και τη συνέχιση της εκπαίδευσης κάθε Ενήλικου Στελέχους,

προχωρήσαμε στις παρακάτω ενέργειες:

1. Με τη δημιουργία μιας νέας εκπαίδευσης στο ηλεκτρονικό σύστημα e-sep (από την Εφορεία Εκπαίδευσης Γ.Ε.), αυτόματα θα αναρτάται η ανακοίνωσή της και η απεικόνισή της στο Ημερολόγιο Εκπαιδεύσεων (https://e-sep.eu/app/training/web/trainings/calendar).

2. Το νέο ημερολόγιο εκπαιδεύσεων (σε αντικατάσταση του υπάρχοντος) απεικονίζεται μέσω του ιστότοπου: https://e-sep.eu/app/training/web/trainings/calendar, ο οποίος είναι προσβάσιμος σε όλους, όπως επίσης και στην ιστοσελίδα του Σ.Ε.Π. (Εκπαίδευση Ενηλίκων Μελών/Ημερολόγιο εκπαιδεύσεων).

3. Η δήλωση συμμετοχής υποβάλλεται απευθείας από το ενδιαφερόμενο Ενήλικο Μέλος. Πλέον υποβάλλεται και μέσω του ημερολογίου εκπαιδεύσεων, όπου το Ενήλικο Μέλος μπορεί να επιλέξει την εκπαίδευση που ενδιαφέρεται να παρακολουθήσει. Η δήλωση συμμετοχής πρέπει να εγκριθεί από τον Αρχηγό Συστήματος. Στην περίπτωση που έχει παρέλθει η προθεσμία υποβολής δηλώσεων συμμετοχής και η δήλωση συμμετοχής παραμένει σε κατάσταση “Υπό έγκριση” (από τον Α.Σ.), τότε η δήλωση συμμετοχής αυτόματα θα απορρίπτεται.

4. Για τις εκπαιδεύσεις που απαιτείται οικονομική συμμετοχή:

a. Αν η οικονομική διαχείριση διενεργείται από το Σ.Ε.Π. (πληρωμή οικονομικής συμμετοχής με ταυτότητα πληρωμής/RF): Η ημερομηνία λήξης υποβολής δηλώσεων συμμετοχής, ορίζεται σε 15 ημέρες από την ημερομηνία έναρξης της εκπαίδευσης. Κάθε δήλωση συμμετοχής θα εγκρίνεται από την Εφορεία Εκπαίδευσης Γ.Ε. μόνο αν η κατάθεση του ποσού έχει πραγματοποιηθεί έως τη συγκεκριμένη ημερομηνία. Στην περίπτωση που το ποσό κατατεθεί σε επόμενη ημέρα ή καθόλου, τότε η δήλωση συμμετοχής θα απορρίπτεται (αν το ποσό έχει κατατεθεί, τότε επιστρέφεται σε λογαριασμό ΙΒΑΝ που θα υποδείξει το Ενήλικο Μέλος). Η κατάθεση του ποσού συμμετοχής στην εκπαίδευση, πραγματοποιείται αποκλειστικά και μόνο μέσω του RF που έχει εκδοθεί από το ηλεκτρονικό σύστημα e-sep και όχι σε άλλο τραπεζικό λογαριασμό του Σ.Ε.Π..

b. Αν η οικονομική διαχείριση διενεργείται από την Π.Ε. (κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό): Η ημερομηνία λήξης υποβολής δηλώσεων συμμετοχής, ορίζεται σε 10 ημέρες από την ημερομηνία έναρξης της εκπαίδευσης. Κάθε δήλωση συμμετοχής θα εγκρίνεται μόνο αν στη δήλωση συμμετοχής αναγράφεται ο αριθμός του εγγράφου της τραπεζικής κατάθεσης, ενώ η κατάθεση του ποσού πρέπει να έχει πραγματοποιηθεί έως τη συγκεκριμένη ημερομηνία. Σε άλλη περίπτωση (π.χ. αναγραφή ενός άλλου κειμένου ή κενό πεδίο) η δήλωση συμμετοχής θα απορρίπτεται.   

c. Αν η οικονομική διαχείριση διενεργείται από την Π.Ε. (πληρωμή επί τόπου): Η ημερομηνία λήξης υποβολής δηλώσεων συμμετοχής, ορίζεται σε 10 ημέρες από την ημερομηνία έναρξης της εκπαίδευσης. 

5. Ο Αρχηγός κάθε εκπαίδευσης, οφείλει να τηρεί το χρονοδιάγραμμα (έως 5 ημέρες πριν) υποβολής προς έγκριση (Υποβολή) από την Εφορεία Εκπαίδευσης Γ.Ε., του ηλεκτρονικού φακέλου της εκπαίδευσης στο ηλεκτρονικό σύστημα e-sep, με τη σωστή συμπλήρωση όλων των υπο-φακέλων. Οι οδηγίες αναφέρονται αναλυτικά στην ενότητα “Βοήθεια” του e-sep (επεξεργασία φακέλου εκπαίδευσης).

6. Ο Αρχηγός κάθε εκπαίδευσης, οφείλει να τηρεί το χρονοδιάγραμμα (έως 5 ημέρες μετά) υποβολής του συμπληρωμένου ηλεκτρονικού φακέλου με όλες τις πρόσθετες πληροφορίες μετά την εκπαίδευση (Ενημέρωση προς ολοκλήρωση), για την έγκαιρη έκδοση των αποτελεσμάτων της. Στις εκπαιδεύσεις που η οικονομική διαχείριση διενεργείται από το Σ.Ε.Π., εντός μιας εβδομάδας πρέπει να αποσταλούν τα παραστατικά εξόδων, συνοδευόμενα από το αρχείο του οικονομικού απολογισμού και εκκαθάρισης εκπαίδευσης στις Οικονομικές Υπηρεσίες του Σ.Ε.Π. (το αρχείο του οικονομικού απολογισμού και εκκαθάρισης εκπαίδευσης πρέπει να αποστέλλεται και ηλεκτρονικά στις ηλεκτρονικές διευθύνσεις (e-mail): dkefala@sep.org.gr και santoniou@sep.org.gr ). Οι οδηγίες αναφέρονται αναλυτικά στην ενότητα “Βοήθεια” του e-sep (επεξεργασία φακέλου εκπαίδευσης). Με την ολοκλήρωση του ελέγχου των συμπληρωμένων πεδίων του ηλεκτρονικού φακέλου της εκπαίδευσης (από την Εφορεία Εκπαίδευσης Γ.Ε.) και του οικονομικού ελέγχου των εξόδων της εκπαίδευσης (από την Οικονομική Υπηρεσία Σ.Ε.Π., για τις εκπαιδεύσεις των οποίων η οικονομική διαχείριση διενεργείται από το Σ.Ε.Π.), θα εκδίδονται τα αποτελέσματα της εκπαίδευσης. 

Η Εφορεία Εκπαίδευσης Γ.Ε. σε συνεργασία με τους Εφόρους Εκπαίδευσης των Περιφερειακών Εφορειών, τους Εκπαιδευτές και τους Εκπαιδευόμενους κάθε εκπαίδευσης, βρίσκεται σε συνεχή εργασία βελτίωσης κάθε διαδικασίας, προς όφελος κάθε μέλους.

Οι παραπάνω ενέργειες στοχεύουν στη βελτίωση των ενεργειών διαχείρισης των εκπαιδεύσεών μας, με γνώμονα την αποτελεσματικότερη και ορθότερη ανταπόκριση σε κάθε εμπλεκόμενο μέλος, γι’ αυτό και παρακαλώ για την πιστή τήρηση των παραπάνω οδηγιών.

Οι Πρόσκοποι, μέσω των προγραμμάτων, των δράσεων και των διαχρονικών αξιών τους, για περισσότερα από 114 χρόνια εφαρμόζουν έμπρακτα τους 17 Στόχους Βιώσιμης Ανάπτυξης του Ο.Η.Ε., συμβάλλοντας στη δημιουργία ενός καλύτερου κόσμου. Περισσότερα στο www.scouts4sdgs.gr.