Πρόσκληση Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος για την οργάνωση και παραγωγή θεματικής εκδήλωσης

Διοικητικό Συμβούλιο
Ημ/νια Έκδοσης: 01/07/2019
A/A: 656 / 2019

Προκήρυξη


Πρόσκληση Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος
για την οργάνωση και παραγωγή θεματικής εκδήλωσης


Το Σώμα Ελλήνων Προσκόπων (Σ.Ε.Π.) επιθυμεί να αναθέσει την υλοποίηση εκδήλωσης με θέμα «Πρόσκοποι 110χρόνια» και προσκαλεί κάθε ενδιαφερόμενο (εταιρεία ή ιδιώτη) που πληροί τις προϋποθέσεις της παρούσας να καταθέσει την προσφορά του, στην έδρα της Κεντρικής Διοίκησης του Σ.Ε.Π. (Μέγαρο Αντ. Μπενάκης - Πτολεμαίων 1 – 11635 Αθήνα – 2ος όροφος – τηλ: 210.7290046, 210.7231218), μέχρι την Παρασκευή 19 Ιουλίου 2019 και ώρα 18.00.

Η εκδήλωση θα είναι αφιερωμένη στα 110 χρόνια παρουσίας των Προσκόπων στην Ελλάδα και θα πραγματοποιηθεί από την Δευτέρα 28/10/2019 (08:00) έως την Κυριακή 3/11/2019 (24:00), στον χώρο πολλαπλών χρήσεων στο σταθμό του Μετρό «ΣΥΝΤΑΓΜΑ», συνολικής επιφάνειας 500 τ.µ. Αναμένεται να επισκεφθούν την εκδήλωση 80.000-100.000 άτομα.

1. Αντικείμενο Προμήθειας
Ο ανάδοχος του έργου θα αναλάβει έναντι του Σ.Ε.Π. να προετοιμάσει το ακόλουθο υλικό και να προβεί στις ακόλουθες ενέργειες: Συντονισμός, Δημιουργική ιδέα, Concept, Art Director, Κατασκευές & Branding (publicity banners, backdrops, floor stickers κ.λπ.), Lighting Design, Production Crew.

Ο χώρος, θα χωριστεί σε πέντε μέρη τα οποία θα περιλαμβάνουν:
Μέρος 1: Ιστορία και διάδραση με την Κοινωνία
5 οθόνες για προβολή ιστορικού υλικού 
5 οθόνες νεότερου φωτογραφικού υλικού από δράσεις με την κοινωνία
Θεματικές: Ζωή στη Φύση, Κοινωνική Προσφορά, Προσφυγικό, Δία Βίου Μάθηση, Πολιτιστική Κληρονομιά, Στόχοι Βιώσιμης Ανάπτυξης, Παγκόσμια Συναδέλφωση, Διάδραση με την Κοινωνία, Διαφορετικότητα
Μέρος 2: Video Wall
Video wall, για προβολή θεματικών βίντεο από τη ζωή των Προσκόπων με ήχο και καθίσματα/πάγκους για τους θεατές 
Μέρος 3: Προσκοπική Κατασκήνωση
Προσομοίωση προσκοπικής κατασκήνωσης στη φύση
Προσκοπικές κατασκευές από ξυλεία, όπως παρατηρητήριο, σκηνές κ.λπ. 
Μέρος 4: Photo opportunity
Διαδραστικό photo opportunity (χωρίς εκτύπωση) για τους επισκέπτες
Δυνατότητα αποστολής φωτογραφίας στα social media
Μέρος 5: Info kiosk & merchandising
Infodesk για πληροφορίες αναφορικά με την Προσκοπική Κίνηση
Δημιουργία σημείου merchandising για δυνατότητα πώλησης αναμνηστικών ειδών

2. Ισχύς Προσφορών
Κάθε ενδιαφερόμενος οφείλει να δηλώσει ρητά ότι η προσφορά του θα ισχύει για χρονικό διάστημα τριάντα (30) ημερολογιακών ημερών, από την επομένη της κατάθεσής της.

3. Οικονομική Προσφορά – Τιμές Προσφορών
Αναλυτικότερα, η προσφορά θα πρέπει να περιλαμβάνει αναλυτικά τα 22 παρακάτω κόστη:
1. Τελαρωμένες θεματικές εκτυπώσεις για τα 5 μέρη, για να καλυφθούν όλοι οι κάθετοι τοίχοι της αίθουσας, βάση κάτοψης. Τα δημιουργικά θα δοθούν έτοιμα από το Σ.Ε.Π., βάσει σχετικών οδηγιών από τον ανάδοχο που θα αναλάβει το έργο.
2. 10 οθόνες 65-75 ιντσών, οι οποίες θα τοποθετηθούν κάθετα στις τελαρωμένες εκτυπώσεις στην μία πλευρά της αίθουσας. Οι οθόνες θα προβάλουν κινούμενες εικόνες χωρίς ήχο και το υλικό θα δοθεί έτοιμο από το Σ.Ε.Π.
3. Βίντεο wall διάστασης 5μ. μήκος Χ 4μ. πλάτος για προβολή υλικού με τοπικό ήχο. Το υλικό θα δοθεί έτοιμο από το Σ.Ε.Π., σε προδιαγραφές που θα ζητηθούν από τον ανάδοχο
4. Φωτισμός αίθουσας βάσει concept των πέντε μερών
5. Προμήθεια μοκέτας 450 τ.μ. για να καλυφθεί η αίθουσα
6. Εκτυπώσεις για πάτωμα συνολικού εμβαδού 40 τ.μ. με 6 διαφορετικά δημιουργικά και μέγιστη διάσταση κάθε εκτύπωσης 2μ. Χ 2μ.
7. 4 αυτοκόλλητες εκτυπώσεις διάστασης 4μ. ύψος Χ  4μ. πλάτος για τις εισόδους της αίθουσας. Το δημιουργικό θα δοθεί έτοιμο από το Σ.Ε.Π.
8. Σημείο merchandising (πάγκοι πώλησης κ.λπ.), σε χώρο περίπου 10-20 τ.μ.
9. Photo opportunity (χωρίς εκτύπωση) με προσκοπικό concept (με δυνατότητα αποστολής μέσω email)
10. Ειδικό πράσινο τάπητα τύπου γκαζόν, συνολικού εμβαδού 70 τ.μ. για την προσκοπική κατασκήνωση
11. Δημιουργία σκηνικού για την προσκοπική κατασκήνωση
12. 10 δένδρα ύψους 2-3,5 μ. και 15 θάμνοι για σκηνικό για την προσκοπική κατασκήνωση
13. 10 κολονάκια ροής κοινού με κορδέλα
14. 2 τραπεζοκαθίσματα τύπου πικ-νικ διαστάσεων 2μ. το καθένα
15. Πάγκοι χωρητικότητας 10-15 ατόμων για μπροστά από το video wall
16. Infodesk (διαδραστικός χάρτης Ελλάδας με τα 350 Προσκοπικά Συστήματα) και σχετική διακόσμηση του χώρου που θα βρίσκεται
17. Προθήκη για τοποθέτηση προσκοπικής στολής (έπιπλο & κούκλα)
18. Προθήκη για τοποθέτηση ιστορικών αντικειμένων – 3 τμχ. διάστασης 1,5μ. μήκος Χ 0,80μ. πλάτος
19. Τεχνική υποστήριξη τις ώρες λειτουργίας (καθημερινά 08:00-21:00)
20. Αμοιβή αναδόχου & Συμβουλευτική 
21. Art direction έκθεσης 
22. Φωτογράφηση και βιντεοσκόπηση αίθουσας. Κατά την διάρκεια του στησίματος και μία ημέρα λειτουργίας για λόγους αρχείου. Παράδοση όλων των φωτογραφιών και μονταρισμένου βίντεο διάρκειας 2 λεπτών

Σημείωση: 
Οι προσκοπικές κατασκευές (υλικά και σχέδια) θα πραγματοποιηθούν από το Σ.Ε.Π. 
Τα υλικά, πλην σκηνικών, για την προσκοπική κατασκήνωση θα διατεθούν από το Σ.Ε.Π.

Οι προσφερόμενες τιμές από κάθε ενδιαφερόμενο, θα παραμείνουν σταθερές και αμετάβλητες και δεν θα υπόκεινται σε αναθεώρηση ή αναπροσαρμογή, για οποιονδήποτε λόγο ή αιτία, κατά τη διάρκεια ισχύος της προσφοράς του και κατά τη διάρκεια ισχύος της Σύμβασης που θα υπογραφεί, με αυτόν στον οποίο θα ανατεθεί υλοποίηση εκδήλωσης με θέμα «Πρόσκοποι 110χρόνια». Οι προσφορές κάθε ενδιαφερόμενου θα εκφράζονται σε ΕΥΡΩ και δεν θα περιλαμβάνουν Φ.Π.Α.

4. Προσφορά 
Η προσφορά πρέπει να υποβληθεί σε σφραγισμένο φάκελο, στον οποίο πρέπει να αναγράφονται ευκρινώς:
α) η λέξη «Προσφορά» και ο πλήρης τίτλος της προκήρυξης 
β) η ημερομηνία διενέργειας του Διαγωνισμού
γ) τα πλήρη στοιχεία του αποστολέα
Μέσα στον κυρίως φάκελο, σε ξεχωριστό σφραγισμένο φάκελο θα τοποθετηθούν τα τεχνικά στοιχεία της προσφοράς με την ένδειξη «Τεχνική Προσφορά». Τα οικονομικά στοιχεία της προσφοράς θα τοποθετηθούν επίσης σε ξεχωριστό φάκελο, μέσα στον κυρίως φάκελο, με την ένδειξη «Οικονομική Προσφορά». Σε διαφορετική περίπτωση η προσφορά θα απορρίπτεται. Οι φάκελοι Τεχνικής και Οικονομικής Προσφοράς θα φέρουν τις ενδείξεις του κυρίως φακέλου.
Οι προσφορές δεν πρέπει να έχουν ξέσματα, σβησίματα, προσθήκες, διορθώσεις. Αν υπάρχει στην προσφορά οποιαδήποτε διόρθωση, αυτή πρέπει να είναι καθαρογραμμένη και μονογραμμένη από τον προσφέροντα. Μετά την κατάθεση της προσφοράς ουδεμία μεταβολή μπορεί να γίνει δεκτή.

5. Προσόντα και Δικαιολογητικά Συμμετοχής
Οι συμμετέχοντες μαζί με την προσφορά τους, μέσα στον κυρίως φάκελο, θα πρέπει να υποβάλλουν και τα εξής δικαιολογητικά:
α) Τελευταίο δημοσιευμένο καταστατικό της εταιρείας και τυχόν τροποποιήσεις του.
β) Γενικό Πιστοποιητικό ΓΕΜΗ περί τροποποιήσεων. 
γ) Αντίγραφα Δημοσιευμένων Οικονομικών Καταστάσεων των τριών τελευταίων ετών (θα συνεκτιμηθούν κατά την αξιολόγηση των προσφορών).
δ) Πιστοποιητικό εκπροσώπησης. 
ε) Πιστοποιητικά από τα οποία να προκύπτει ότι είναι ενήμεροι ως προς τις υποχρεώσεις τους, που αφορούν τις εισφορές κοινωνικής ασφάλισης, καθώς και τις φορολογικές υποχρεώσεις τους.
στ) Κατάλογο των κύριων πελατών και προμηθευτών.

6. Αποδοχή Προσφοράς
α) Η γνωστοποίηση της αποδοχής της προσφοράς στον προκριθέντα ενδιαφερόμενο θα γίνει με έγγραφο του Σ.Ε.Π., μέσα στην προθεσμία που ισχύει η προσφορά, η οποία είναι δυνατό να παραταθεί μετά από κοινή συμφωνία.
β) Το Σ.Ε.Π. δεν δεσμεύεται από την πρόσκληση για υποβολή προσφορών, να κατακυρώσει στον τελευταίο μειοδότη και έχει το δικαίωμα να προκρίνει οποιαδήποτε προσφορά κατά τη δίκαιη και εύλογη κρίση του, να ζητήσει βελτιωμένες προσφορές από τους συμμετέχοντες στην παρούσα πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος ή να απορρίψει όλες τις προσφορές και να ζητήσει νέες, δεδομένου ότι όσοι συμμετέχουν στην παρούσα πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος δεν αποκτούν κανένα δικαίωμα απέναντι στο Σ.Ε.Π. από τη συμμετοχή τους, έστω και αν δηλώσουν τούτο στην προσφορά τους.

7. Ειδικοί Όροι
Στην αξιολόγηση των προσφορών θα ληφθεί σοβαρά υπόψη και η δυνατότητα παροχής των παρακάτω υπηρεσιών:
α) Εμπορική αξιοποίηση μέσω χορηγικής συνεργασίας.
β) Φωτορεαλιστική αποτύπωση όλων των παραπάνω σημείων στην αίθουσα.
γ) Κατάθεση πρότασης για αναμνηστικά είδη με το επετειακό λογότυπο (είδος και κόστος για 500 ή 1000 τμχ.). 
δ) Δείγμα προηγούμενων σχετικών projects. 

8. Αποσφράγιση Προσφορών
Η αποσφράγιση των προσφορών θα γίνει τη Δευτέρα 22 Ιουλίου 2019 και ώρα 19.00 στον 2ο όροφο του κτηρίου της Κεντρικής Διοίκησης του Σ.Ε.Π. (Πτολεμαίων 1, Παγκράτι), από επιτροπή που έχει συσταθεί από το Διοικητικό Συμβούλιο του Σ.Ε.Π.

9. Κατακύρωση – Ανάθεση
Στον ενδιαφερόμενο που θα γίνει η ανάθεση του έργου θα αποσταλεί σχετική επιστολή. Θα πρέπει να προσέλθει το αργότερο σε πέντε (5) ημέρες από την ημερομηνία γνωστοποίησης για την υπογραφή της σχετικής σύμβασης. 
Κατά την υπογραφή της σύμβασης ο ανάδοχος θα καταθέσει εγγυητική επιστολή καλής εκτέλεσης ύψους 10% της συνολικής αξίας της σύμβασης.

10. Ποινικές Ρήτρες 
Κάθε παράβαση εκ μέρους του αναδόχου των όρων και συμφωνιών υποχρεώνει τον ανάδοχο να αποζημιώσει για κάθε θετική ή αποθετική ζημιά το Σ.Ε.Π., την οποία ήθελε τυχόν υποστεί.

11. Τρόπος Πληρωμής
Η πληρωμή θα γίνει με προθεσμιακό διακανονισμό, μετά από την καλή υλοποίηση του έργου. Οι συμμετέχοντες μπορούν να καταθέσουν προσφορές για τους εξής εναλλακτικούς τρόπους πληρωμής:
α) Πληρωμή μετρητοίς (15 ημερών)
β) Επιταγή λήξης τριών (3) μηνών 
γ) Επιταγή λήξης έξι (6) μηνών 
Άλλοι τρόποι πληρωμής μπορούν να προταθούν από τους συμμετέχοντες και θα αξιολογηθούν από το Σ.Ε.Π.

Ακολουθούν τα Παραρτήματα Α και Β, τα οποία αποτελούν αναπόσπαστα μέρη της παρούσας πρόσκλησης.




Οι Πρόσκοποι, μέσω των προγραμμάτων, των δράσεων και των διαχρονικών αξιών τους, για περισσότερα από 107 χρόνια εφαρμόζουν έμπρακτα στους 17 στόχους βιώσιμης ανάπτυξης του Ο.Η.Ε., συμβάλλοντας στη δημιουργία ενός καλύτερου κόσμου! 8 ΑΞΙΟΠΡΕΠΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΑΝΑΠΤΥΞΗ


Επισυνάψεις

656_1.7.2019_ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΘΕΜΑΤΙΚΗΣ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ_ ΣΥΝΤΑΓΜΑ.pdf
656_1.7.2019_ ΣΥΝΤΑΓΜΑ_Παράρτημα Α_ΣΤΑΣΥ_Κανονισμος Λειτουργιας Αιθουσας - Μάιος 2012.pdf
656_1.7.2019_ ΣΥΝΤΑΓΜΑ_Παράρτημα Β_ΧΠΧ νέα κάτοψη Ιούνιος 2011.pdf