ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΝΑΔΕΙΞΗΣ ΒΑΘΜΟΦΟΡΩΝ, ΜΕΛΩΝ Ε.Κ.Σ. & ΜΕΛΩΝ Ε.Π.Π. ΣΤΗ ΓΕΝΙΚΗ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗ ΤΟΥ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ Σ.Ε.Π._ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΗΣ ΥΠ’ΑΡΙΘΜ. 14/1.10.2020 ΕΓΚΥΚΛΙΟΥ

Λαμβάνοντας υπόψη την εξέλιξη της πανδημίας του COVID-19 στη χώρα μας και τα ισχύοντα περιοριστικά μέτρα που έχει θεσπίσει η Πολιτεία, το Διοικητικό Συμβούλιο στη συνεδρίαση της 17ης Νοεμβρίου 2020 αποφάσισε την τροποποίηση της Εγκυκλίου Γ.Ε. 14/1.10.2020, αναφορικά με τη διαδικασία ανάδειξης των Βαθμοφόρων, Μελών Ε.Κ.Σ. και Μελών Ε.Π.Π. ως μελών της Γενικής Συνέλευσης του Ιδρύματος Σ.Ε.Π. για τα έτη 2021 και 2022, σε εφαρμογή των διατάξεων του Οργανισμού του Σ.Ε.Π. (Π.Δ. 71/16.4.2014 – Φ.Ε.Κ. 115Α/12.5.2014).

Tα Συνέδρια των Περιφερειακών Εφορειών, στα οποία θα περιλαμβάνεται ως θέμα της ημερήσιας διάταξης η Ανάδειξη Βαθμοφόρων ως μελών της Γενικής Συνέλευσης του Ιδρύματος Σ.Ε.Π., θα συγκληθούν και θα διεξαχθούν με τηλεδιάσκεψη και χρήση ηλεκτρονικών και οπτικοακουστικών μέσων. Σε περίπτωση που έχει πραγματοποιηθεί το ετήσιο Συνέδριο προγραμματισμού και αξιολόγησης της Περιφερειακής Εφορείας, ο Περιφερειακός Έφορος θα συγκαλέσει εκ νέου το Συνέδριο των Βαθμοφόρων για την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα. Η Ανάδειξη των Βαθμοφόρων ως Μελών της Γενικής Συνέλευσης θα πραγματοποιηθεί στο πλαίσιο του Συνεδρίου της κάθε Περιφερειακής Εφορείας με ηλεκτρονική, μυστική ψηφοφορία, μέσω της έγκριτης και πιστοποιημένης ηλεκτρονικής εφαρμογής «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», ένα πληροφοριακό σύστημα για την αδιάβλητη διεξαγωγή απόρρητων ψηφοφοριών με αμιγώς ηλεκτρονικό τρόπο, σχεδιασμένο από το Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας – ΕΔΥΤΕ Α.Ε., έναν τεχνολογικό φορέα που λειτουργεί χάριν του δημόσιου συμφέροντος και παρέχει δικτυακές και υπολογιστικές υπηρεσίες σε ακαδημαϊκά και ερευνητικά ιδρύματα, σε φορείς της εκπαίδευσης όλων των βαθμίδων και σε φορείς του δημόσιου, ευρύτερου δημόσιου και ιδιωτικού τομέα.

Η Ανάδειξη των Μελών των Ε.Κ.Σ. ως μελών της Γενικής Συνέλευσης θα πραγματοποιηθεί κατά Περιφερειακή Εφορεία με ηλεκτρονική μυστική ψηφοφορία με χρήση της ανωτέρω εφαρμογής, σύμφωνα με τα κατωτέρω αναφερόμενα.

Η Ανάδειξη των Μελών των Ε.Π.Π. ως μελών της Γενικής Συνέλευσης θα πραγματοποιηθεί κατά Περιφερειακή Εφορεία με ηλεκτρονική μυστική ψηφοφορία με χρήση της ανωτέρω εφαρμογής, σύμφωνα με τα κατωτέρω αναφερόμενα.

Τη διαδικασία των ηλεκτρονικών μυστικών ψηφοφοριών μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» θα υποστηρίξει από πλευράς προεργασίας και υποδομών η Κεντρική Διοίκηση υπό τον ρόλο του «Διαχειριστή», ενώ την ευθύνη κατά τη διάρκεια διεξαγωγής των ψηφοφοριών θα έχουν οι Εφορευτικές Επιτροπές που θα οριστούν από τις Περιφερειακές Εφορείες. 

Αναλυτικά, η Διαδικασία της Ανάδειξης των Μελών της Γενικής Συνέλευσης έχει ως εξής:

Το Συνέδριο της Περιφερειακής Εφορείας, στο οποίο περιλαμβάνεται ως θέμα η Διαδικασία Ανάδειξης Μελών Γενικής Συνέλευσης, θα συγκαλέσει ο Περιφερειακός Έφορος με Ανακοίνωσή του, η οποία εκδίδεται, αναρτάται στον δικτυακό τόπο της Περιφερειακής Εφορείας και αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στα Προσκοπικά Συστήματα το αργότερο δέκα (10) πλήρεις ημέρες πριν τη σύγκληση του Συνεδρίου. Η Ανακοίνωση θα ορίζει την ημερομηνία και τη διάρκεια διεξαγωγής, το ηλεκτρονικό μέσο τηλεδιάσκεψης, τον τρόπο συμμετοχής στο Συνέδριο, τον τρόπο διενέργειας της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας (σύμφωνα με τα οριζόμενα κατωτέρω) και τις ώρες έναρξης και λήξης αυτής, το Προεδρείο του Συνεδρίου, το οποίο ασκεί παράλληλα και καθήκοντα Εφορευτικής Επιτροπής για τη Διαδικασία Ανάδειξης καθώς και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την επικοινωνία κάθε ενδιαφερόμενου με το Προεδρείο του Συνεδρίου. Υποψήφια προς ανάδειξη μέλη δεν μπορούν να καταλάβουν θέση στο Προεδρείο. Η Ανακοίνωση αυτή κοινοποιείται άμεσα στην Κεντρική Διοίκηση (dxasilidi@sep.org.gr και elections@sep.org.gr).

Η ημερομηνία σύγκλησης του Συνεδρίου της Περιφερειακής Εφορείας θα καθοριστεί σε συνεννόηση με την Κεντρική Διοίκηση ([email protected]).

Δικαίωμα Συμμετοχής στο Συνέδριο της Περιφερειακής Εφορείας και στη Διαδικασία Ανάδειξης έχουν οι Βαθμοφόροι των Προσκοπικών Συστημάτων και της Περιφερειακής Εφορείας καθώς και οι Έφοροι της Γενικής Εφορείας και οι Αρχηγοί και Υπαρχηγοί Προσκοπικών Κέντρων που υπάγονται στη Γενική Εφορεία, οι οποίοι έχουν απογραφεί στην οικεία Περιφερειακή Εφορεία, έχουν Εντολή Διοίκησης με ημερομηνία έκδοσης (έγκριση αρμοδίου Εφόρου στο ηλεκτρονικό σύστημα e-sep) τουλάχιστον πέντε (5) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση του Συνεδρίου και περιλαμβάνονται στον πίνακα Βαθμοφόρων (βλ. συν. Υπόδειγμα 7/ Πίνακας Βαθμοφόρων που έχουν δικαίωμα συμμετοχής στο Συνέδριο και στη Διαδικασία Ανάδειξης Μελών Γενικής Συνέλευσης) τον οποίο καταρτίζει η Περιφερειακή Εφορεία. Στο ανωτέρω χρονικό διάστημα των πέντε (5) ημερών που μεσολαβεί από την κατάρτιση του πίνακα έως την πραγματοποίηση του Συνεδρίου, δεν εκδίδονται νέες Εντολές Διοίκησης και δεν εγγράφονται νέοι Βαθμοφόροι της Περιφερειακής Εφορείας στα Μητρώα του Σ.Ε.Π. Βαθμοφόροι. Οι κάτοχοι και δεύτερης Εντολής Διοίκησης συμμετέχουν στο Συνέδριο της Περιφερειακής Εφορείας στην οποία έχουν απογραφεί.

Ακόμη, οι Βαθμοφόροι προκειμένου να συμπεριληφθούν στον πίνακα Βαθμοφόρων που έχουν δικαίωμα συμμετοχής στο Συνέδριο και τη Διαδικασία Ανάδειξης θα πρέπει το αργότερο πέντε (5) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση του Συνεδρίου:

• Να έχουν απογραφεί για την τρέχουσα προσκοπική περίοδο 2020-2021, να έχουν δηλαδή εκπληρώσει κάθε υποχρέωση καταβολής συνδρομής μέλους προς το Σ.Ε.Π.

• Να έχουν εκπληρώσει τις οικονομικές τους υποχρεώσεις προς το Σ.Ε.Π. εκ συνδρομών ως μέλη προηγουμένων Γενικών Συνελεύσεων.

• Να μην έχουν οποιαδήποτε άλλη οικονομική οφειλή προς το Σ.Ε.Π.

Υπενθυμίζεται ότι οι Περιφερειακοί Έφοροι έχουν δυνατότητα πρόσβασης στο e-sep για τον έλεγχο της Απογραφής και της ισχύος της Εντολής Διοίκησης των Βαθμοφόρων.

Η Κεντρική Διοίκηση θα ενημερώσει τους Περιφερειακούς Εφόρους για τα ονόματα των μελών της Γενικής Συνέλευσης τα οποία έχουν οικονομικές υποχρεώσεις προς το Σ.Ε.Π. και κάθε οφειλή θα πρέπει να έχει τακτοποιηθεί πέντε (5) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση του Συνεδρίου.

Η ευθύνη ταυτοποίησης των συμμετεχόντων στη Διαδικασία Ανάδειξης και των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους ανήκει αποκλειστικά στην Εφορευτική Επιτροπή.

Η Περιφερειακή Εφορεία με Ανακοίνωσή της γνωστοποιεί τον πίνακα (συν. Υπόδειγμα 7) με τους έχοντες δικαίωμα συμμετοχής Βαθμοφόρους τέσσερις (4) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση του Συνεδρίου. Η Ανακοίνωση αναρτάται στον δικτυακό τόπο της Περιφερειακής Εφορείας και αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στα Συστήματα, ώστε οι Αρχηγοί Συστημάτων να ενημερώσουν αρμοδίως τους έχοντες δικαίωμα συμμετοχής Βαθμοφόρους. 

Επίσης, η Ανακοίνωση κοινοποιείται την ίδια ημέρα στην Κεντρική Διοίκηση (dxasilidi@sep.org.gr και elections@sep.org.gr), συνοδευόμενη από υπεύθυνη δήλωση του Περιφερειακού Εφόρου ότι οι ηλεκτρονικές διευθύνσεις που περιλαμβάνονται στον πίνακα με τους έχοντες δικαίωμα συμμετοχής Βαθμοφόρους είναι ορθές, σύμφωνα με το συνημμένο στην παρούσα υπόδειγμα (βλ. συν. Υπόδειγμα 8/ Υπεύθυνη Δήλωση Περιφερειακού Εφόρου).

Υποψηφιότητες υποβάλλονται εγγράφως προς το Προεδρείο του Συνεδρίου από τους ίδιους τους ενδιαφερόμενους ή προτείνονται από τρεις Βαθμοφόρους, που έχουν δικαίωμα συμμετοχής στο Συνέδριο (βλ. συν. Υπόδειγμα 1/ Αίτηση Υποβολής Υποψηφιότητας Βαθμοφόρου), το αργότερο τρεις (3) πλήρεις ημέρες από την πραγματοποίηση του Συνεδρίου.

Μετά το πέρας της υποβολής των υποψηφιοτήτων και αφού έχουν ελεγχθεί ως προς τις τυπικές προϋποθέσεις, το Προεδρείο του Συνεδρίου καταρτίζει πίνακα υποψηφίων, ο οποίος δύο (2) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση του Συνεδρίου αναρτάται στον δικτυακό τόπο της Περιφερειακής Εφορείας, αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στα Προσκοπικά Συστήματα και υποχρεωτικά στην Κεντρική Διοίκηση (elections@sep.org.gr).

Για την ανάδειξή τους ως Εκπροσώπων της Περιφερειακής Εφορείας στη Γενική Συνέλευση δικαιούνται να υποβάλλουν υποψηφιότητα οι Βαθμοφόροι οι οποίοι κατά την ημέρα υποβολής της υποψηφιότητας πληρούν τα προσόντα της παρ. Α.3 της παρούσης (Συμμετοχή) και επιπλέον:

• Έχουν ελληνική ιθαγένεια,

• Δεν βαρύνονται με συμπεριφορά που αντιβαίνει στις Αρχές του Σ.Ε.Π.,

• Έχουν διετή, τουλάχιστον, θητεία Βαθμοφόρου και

• Έχουν βεβαιωτικό επιτυχούς παρακολούθησης Σχολής Βασικής Εκπαίδευσης ή έχουν ολοκληρώσει επιτυχώς τον Κύκλο Μεθοδολογίας.

Οι Περιφερειακοί Έφοροι που έχουν αναδειχθεί για τα καθήκοντά τους καταλαμβάνουν αυτοδίκαια την πρώτη θέση του καταλόγου των αναδειχθέντων Βαθμοφόρων – Εκπροσώπων στις Συνεδριάσεις της Γενικής Συνέλευσης χωρίς να απαιτείται η υποβολή υποψηφιότητας, για χρόνο ίσο με το χρόνο ισχύος της Εντολής Διοίκησής τους.

Το Συνέδριο της Περιφερειακής Εφορείας διεξάγεται με τηλεδιάσκεψη και διευθύνεται από το Προεδρείο, το οποίο ασκεί παράλληλα καθήκοντα Εφορευτικής Επιτροπής για τη Διαδικασία Ανάδειξης Μελών Γενικής Συνέλευσης.

Θέματα διαδικαστικά, που αναφύονται κατά τη διάρκεια της ψηφοφορίας, αντιμετωπίζονται από το Προεδρείο και σε περίπτωση ενστάσεως το θέμα επιλύεται από το Προεδρείο τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή.

Ο Περιφερειακός Έφορος, φροντίζει για την όσο είναι δυνατόν μεγαλύτερη συμμετοχή, επειδή αναβολή του Συνεδρίου λόγω μη απαρτίας, αποκλείεται.

Ο αριθμός των προς ανάδειξη Βαθμοφόρων έχει γνωστοποιηθεί με την Εγκύκλιο Γ.Ε. 15/1.10.2020.

Η ψηφοφορία για την ανάδειξη των Εκπροσώπων της Περιφερειακής Εφορείας στη Γενική Συνέλευση είναι μυστική και θα διεξαχθεί μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», με την υποστήριξη της Κεντρικής Διοίκησης υπό τον ρόλο του «Διαχειριστή».

Κάθε Βαθμοφόρος που έχει δικαίωμα ψήφου θα λάβει τρεις (3) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση του Συνεδρίου μήνυμα (email) στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνεται στον Πίνακα Βαθμοφόρων που κατήρτισε η Περιφερειακή Εφορεία και απέστειλε στην Κεντρική Διοίκηση, στο οποίο θα περιέχεται ένας προσωπικός και απόρρητος σύνδεσμος για τον ιστότοπο του συστήματος «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», η ακριβής ημερομηνία πραγματοποίησης της ηλεκτρονικής ψηφοφορίες και οι ώρες διάρκειάς της. Εφόσον κάποιος Βαθμοφόρος που έχει δικαίωμα ψήφου δεν λάβει το συγκεκριμένο μήνυμα (email) τη συγκεκριμένη ημέρα, θα πρέπει να επικοινωνήσει άμεσα με το Προεδρείο του Συνεδρίου.

Η διαδικασία υποβολής της ψήφου ξεκινά ακολουθώντας τον σύνδεσμο που θα λάβει κάθε ψηφοφόρος, μετά την έναρξη της διαδικασίας της ψηφοφορίας την προκαθορισμένη ημέρα και ώρα. Στην οθόνη του ψηφοφόρου εμφανίζεται ένα εισαγωγικό σημείωμα που περιγράφει τη διαδικασία υποβολής ψήφου. Η διαδικασία αποτελείται από δύο βήματα, την καταχώριση των προτιμήσεων του ψηφοφόρου και την υποβολή του ψηφοδελτίου. Στο βήμα της επιλογής, εμφανίζεται στην οθόνη το ψηφοδέλτιο καθώς και οι απαραίτητες πληροφορίες και οδηγίες και ο ψηφοφόρος καταχωρεί τις επιλογές του. Κάθε ψηφοφόρος έχει δικαίωμα να εκφράσει την προτίμηση του για τόσους υποψήφιους όσους η Περιφερειακή Εφορεία του δικαιούται να αναδείξει, εκτός μιας θέσης που καταλαμβάνει αυτοδικαίως ο αναδεδειγμένος Περιφερειακός Έφορος. Όταν ολοκληρώσει τη διαδικασία της επιλογής, ο ψηφοφόρος προχωρά στην υποβολή του ψηφοδελτίου. Το σύστημα αποστέλλει αυτόματα ηλεκτρονικό μήνυμα (email) στον ψηφοφόρο επιβεβαιώνοντας την καταχώριση της ψήφου, το οποίο ο ψηφοφόρος οφείλει να φυλάξει, καθώς είναι απαραίτητο για την υποβολή και επεξεργασία τυχόν ενστάσεων.

Σημειώνεται ότι ο διαχειριστής της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας (Κεντρική Διοίκηση) είναι επιφορτισμένος με την προεργασία αυτής και δεν έχει τη δυνατότητα να δει τις προτιμήσεις των ψηφοφόρων. Τα μέλη της Εφορευτικής Επιτροπής είναι επιφορτισμένα με την εκκίνηση της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας μέσω των προσωπικών κωδικών τους που θα λάβουν ως μέλη της Εφορευτικής Επιτροπής και για την αποκρυπτογράφηση των ψηφοδελτίων και εξαγωγή των αποτελεσμάτων, η οποία γίνεται αυτόματα μέσω του συστήματος «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», με τη χρήση των προσωπικών κωδικών των μελών της Εφορευτικής Επιτροπής. Ομοίως, τα μέλη της Εφορευτικής Επιτροπής δεν έχουν τη δυνατότητα να δουν τις προτιμήσεις των ψηφοφόρων.

Για οποιοδήποτε πρόβλημα ανακύψει κατά τη διαδικασία της ψηφοφορίας, οι ψηφοφόροι μπορούν να επικοινωνούν με τον διαχειριστή της ψηφοφορίας στην ηλεκτρονική διεύθυνση που αναφέρεται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) που έχουν λάβει.

Μετά το πέρας της ψηφοφορίας, η Εφορευτική Επιτροπή επικυρώνει την ηλεκτρονική καταμέτρηση των ψήφων, καταρτίζει τον Πίνακα των αναδειχθέντων Βαθμοφόρων – Εκπροσώπων της Περιφερειακής Εφορείας στη Γενική Συνέλευση του Σ.Ε.Π., κατά τη σειρά επιτυχίας τους και συντάσσει το σχετικό Πρακτικό (βλ. συν. Υπόδειγμα αρ. 2). Σε περίπτωση ισοψηφίας διενεργείται από την Εφορευτική Επιτροπή κλήρωση για τον καθορισμό της σειράς όσων ισοψήφησαν, η οποία αναφέρεται στο Πρακτικό.

Αντίγραφο του Πρακτικού της ψηφοφορίας αποστέλλεται με FAX (2107236561) ή ηλεκτρονικά (dxasilidi@sep.org.gr) στην Κεντρική Διοίκηση, το αργότερο τρεις (3) ημέρες μετά από την πραγματοποίηση του Συνεδρίου εκάστης Περιφερειακής Εφορείας με μέριμνα του Περιφερειακού Εφόρου, προκειμένου το Διοικητικό Συμβούλιο με απόφασή του να εγγράψει τους αναδειχθέντες Βαθμοφόρους στο Μητρώο Μελών της Γενικής Συνέλευσης. Τα πρωτότυπα Πρακτικά αποστέλλονται ταχυδρομικά στην Κεντρική Διοίκηση (Σώμα Ελλήνων Προσκόπων, Πτολεμαίων 1 - 116 35 Αθήνα) με την ένδειξη «Πρακτικά Αναδείξεων Βαθμοφόρων Μελών Γ.Σ. Π.Ε. …».

Τα υλικά της Διαδικασίας Ανάδειξης (πίνακας συμμετεχόντων, πίνακας υποψηφίων, πίνακας ψηφισάντων, ηλεκτρονικό αρχείο καταμέτρησης ψήφων κ.ά.) αποστέλλονται στην Κεντρική Διοίκηση και φυλάσσονται για διάστημα έξι (6) μηνών από την ημερομηνία διεξαγωγής της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης του 2021.

Τη Διαδικασία Ανάδειξης των Μελών Ε.Κ.Σ. – Εκπροσώπων της Περιφερειακής Εφορείας στη Γενική Συνέλευση συγκαλεί ο Περιφερειακός Έφορος με Ανακοίνωσή του, η οποία εκδίδεται, αναρτάται στον δικτυακό τόπο της Περιφερειακής Εφορείας και αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στα Προσκοπικά Συστήματα για την ενημέρωση των Μελών των Ε.Κ.Σ., στην Ε.Κ.Σ. της Περιφερειακής Εφορείας και στις Ε.Κ.Σ. των Προσκοπικών Κέντρων, το αργότερο δέκα (10) πλήρεις ημέρες πριν από τη διεξαγωγή της Διαδικασίας Ανάδειξης. Η Ανακοίνωση θα ορίζει την ημερομηνία, τις ώρες έναρξης και λήξης και τον τρόπο διενέργειας της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας (σύμφωνα με τα οριζόμενα κατωτέρω), την Εφορευτική Επιτροπή της Διαδικασίας Ανάδειξης, την οποία ορίζει ο Περιφερειακός Έφορος και αποτελείται από τρία (3) Ενήλικα Στελέχη της Περιφερειακής Εφορείας καθώς και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την επικοινωνία κάθε ενδιαφερόμενου με την Εφορευτική Επιτροπή. Η Ανακοίνωση αυτή κοινοποιείται άμεσα στην Κεντρική Διοίκηση (dxasilidi@sep.org.gr και elections@sep.org.gr).

Η ημερομηνία διεξαγωγής της Διαδικασίας Ανάδειξης θα καθοριστεί σε συνεννόηση με την Κεντρική Διοίκηση ([email protected]).

Η διάρκεια διεξαγωγής πρέπει να είναι επαρκής (2-3 ώρες), ώστε να διευκολυνθούν όλα τα Μέλη των Ε.Κ.Σ. να λάβουν μέρος.

Δικαίωμα Συμμετοχής στη Διαδικασία Ανάδειξης έχουν τα Μέλη Ε.Κ.Σ. των Προσκοπικών Συστημάτων και της οικείας Περιφερειακής Εφορείας καθώς και των Προσκοπικών Κέντρων που ανήκουν στην οικεία Περιφερειακή Εφορεία και έχουν διορισθεί από την Εκτελεστική Επιτροπή του Δ.Σ. ή την Περιφερειακή Εφορεία, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα, τουλάχιστον πέντε (5) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης και περιλαμβάνονται στον πίνακα Μελών Ε.Κ.Σ. (βλ. συν. Υπόδειγμα 7/ Πίνακας Μελών Ε.Κ.Σ. που έχουν δικαίωμα συμμετοχής στη Διαδικασία Ανάδειξης Μελών Γενικής Συνέλευσης) τον οποίο καταρτίζει η Περιφερειακή Εφορεία. Στο ανωτέρω χρονικό διάστημα των πέντε (5) ημερών που μεσολαβεί από την κατάρτιση του πίνακα έως την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης, δεν διορίζονται νέα Μέλη Ε.Κ.Σ.

Ακόμη, τα συμμετέχοντα μέλη Ε.Κ.Σ. προκειμένου να συμπεριληφθούν στον πίνακα Μελών Ε.Κ.Σ. που έχουν δικαίωμα συμμετοχής στη Διαδικασία Ανάδειξης θα πρέπει το αργότερο πέντε (5) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης:

• Να έχουν απογραφεί για την τρέχουσα προσκοπική περίοδο 2020-2021, να έχουν δηλαδή εκπληρώσει κάθε υποχρέωση καταβολής συνδρομής μέλους προς το Σ.Ε.Π.

• Να έχουν εκπληρώσει τις οικονομικές τους υποχρεώσεις προς το Σ.Ε.Π. εκ Συνδρομών ως μέλη προηγουμένων Γενικών Συνελεύσεων.

• Να μην έχουν οποιαδήποτε άλλη οικονομική οφειλή προς το Σ.Ε.Π.

Υπενθυμίζεται ότι οι Περιφερειακοί Έφοροι έχουν δυνατότητα πρόσβασης στο e-sep για τον έλεγχο της Απογραφής και της ισχύος του Διορισμού των Μελών Ε.Κ.Σ.

Η Κεντρική Διοίκηση θα ενημερώσει τους Περιφερειακούς Εφόρους για τα ονόματα των μελών της Γενικής Συνέλευσης τα οποία έχουν οικονομικές υποχρεώσεις προς το Σ.Ε.Π. και κάθε οφειλή θα πρέπει να έχει τακτοποιηθεί πέντε (5) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης.

Η ευθύνη ταυτοποίησης των συμμετεχόντων στη Διαδικασία Ανάδειξης και των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους ανήκει αποκλειστικά στην Εφορευτική Επιτροπή.

Η Περιφερειακή Εφορεία με Ανακοίνωσή της γνωστοποιεί τον πίνακα (συν. Υπόδειγμα 7) με τα έχοντα δικαίωμα συμμετοχής μέλη Ε.Κ.Σ. τέσσερις (4) πλήρεις ημέρες πριν τη Διαδικασία Ανάδειξης. Η Ανακοίνωση αναρτάται στον δικτυακό τόπο της Περιφερειακής Εφορείας και αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στα Συστήματα, ώστε οι Αρχηγοί Συστημάτων να ενημερώσουν αρμοδίως τα έχοντα δικαίωμα συμμετοχής μέλη Ε.Κ.Σ.

Επίσης, η Ανακοίνωση κοινοποιείται την ίδια ημέρα στην Κεντρική Διοίκηση (dxasilidi@sep.org.gr και elections@sep.org.gr), συνοδευόμενη από υπεύθυνη δήλωση του Περιφερειακού Εφόρου ότι οι ηλεκτρονικές διευθύνσεις που περιλαμβάνονται στον πίνακα με τα έχοντα δικαίωμα συμμετοχής Μέλη Ε.Κ.Σ. είναι ορθές, σύμφωνα με το συνημμένο στην παρούσα υπόδειγμα (βλ. συν. Υπόδειγμα 8/ Υπεύθυνη Δήλωση Περιφερειακού Εφόρου).

Υποψηφιότητες υποβάλλονται εγγράφως προς την Εφορευτική Επιτροπή από τους ίδιους τους ενδιαφερόμενους ή προτείνονται από τρία Μέλη Ε.Κ.Σ. που έχουν δικαίωμα συμμετοχής στη Διαδικασία Ανάδειξης (βλ. συν υπόδειγμα αρ. 3/Αίτηση Υποβολής Υποψηφιότητας Μέλους Ε.Κ.Σ.), το αργότερο τρεις (3) πλήρεις ημέρες από την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης.

Μετά το πέρας της υποβολής των υποψηφιοτήτων και αφού έχουν ελεγχθεί ως προς τις τυπικές προϋποθέσεις, η Εφορευτική Επιτροπή καταρτίζει πίνακα υποψηφίων, ο οποίος δύο (2) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης αναρτάται στον δικτυακό τόπο της Περιφερειακής Εφορείας, αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στα Προσκοπικά Συστήματα και υποχρεωτικά στην Κεντρική Διοίκηση (elections@sep.org.gr).

Για την ανάδειξη των Μελών Ε.Κ.Σ. - Εκπροσώπων της Περιφερειακής Εφορείας στη Γενική Συνέλευση δικαιούνται να υποβάλλουν υποψηφιότητα τα Μέλη Ε.Κ.Σ. που κατά την ημέρα υποβολής της υποψηφιότητας πληρούν τα προσόντα της παρ. Β.3 της παρούσης (Συμμετοχή) και επιπλέον:

• Έχουν ελληνική ιθαγένεια,

• Δεν βαρύνονται με συμπεριφορά που αντιβαίνει στις Αρχές του Σ.Ε.Π.,

• Έχουν διετή, τουλάχιστον, θητεία ως Μέλη Ε.Κ.Σ. Συστημάτων ή Εφορειών ή Προσκοπικών Κέντρων, με ισχύοντα διορισμό κατά το τελευταίο έτος προ της ημερομηνίας ανάδειξης.

Η διεξαγωγή της Διαδικασίας Ανάδειξης διευθύνεται από την Εφορευτική Επιτροπή. Θέματα διαδικαστικά, που αναφύονται κατά τη διάρκεια της ψηφοφορίας, αντιμετωπίζονται από την Εφορευτική Επιτροπή και σε περίπτωση ενστάσεως το θέμα επιλύεται από την Εφορευτική Επιτροπή τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή.

Ο Περιφερειακός Έφορος, φροντίζει για την όσο είναι δυνατόν μεγαλύτερη συμμετοχή, επειδή αναβολή της Διαδικασίας Ανάδειξης λόγω μη απαρτίας, αποκλείεται.

Ο αριθμός των προς ανάδειξη Μελών Ε.Κ.Σ. έχει γνωστοποιηθεί με την Εγκύκλιο Γ.Ε. 15/1.10.2020.

Η ψηφοφορία για την ανάδειξη των Εκπροσώπων της Περιφερειακής Εφορείας στη Γενική Συνέλευση είναι μυστική και θα διεξαχθεί μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», με την υποστήριξη της Κεντρικής Διοίκησης υπό τον ρόλο του «Διαχειριστή».

Κάθε Μέλος Ε.Κ.Σ. που έχει δικαίωμα ψήφου θα λάβει τρεις (3) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης μήνυμα (email) στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνεται στον Πίνακα Μελών Ε.Κ.Σ. που κατήρτισε η Περιφερειακή Εφορεία και απέστειλε στην Κεντρική Διοίκηση, στο οποίο θα περιέχεται ένας προσωπικός και απόρρητος σύνδεσμος για τον ιστότοπο του συστήματος «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», η ακριβής ημερομηνία πραγματοποίησης της ηλεκτρονικής ψηφοφορίες και οι ώρες διάρκειάς της. Εφόσον κάποιο Μέλος Ε.Κ.Σ. που έχει δικαίωμα ψήφου δεν λάβει το συγκεκριμένο μήνυμα (email) τη συγκεκριμένη ημέρα, θα πρέπει να επικοινωνήσει άμεσα με την Εφορευτική Επιτροπή.

Η διαδικασία υποβολής της ψήφου ξεκινά ακολουθώντας τον σύνδεσμο που θα λάβει κάθε ψηφοφόρος, μετά την έναρξη της διαδικασίας της ψηφοφορίας την προκαθορισμένη ημέρα και ώρα. Στην οθόνη του ψηφοφόρου εμφανίζεται ένα εισαγωγικό σημείωμα που περιγράφει τη διαδικασία υποβολής ψήφου. Η διαδικασία αποτελείται από δύο βήματα, την καταχώριση των προτιμήσεων του ψηφοφόρου και την υποβολή του ψηφοδελτίου. Στο βήμα της επιλογής, εμφανίζεται στην οθόνη το ψηφοδέλτιο καθώς και οι απαραίτητες πληροφορίες και οδηγίες και ο ψηφοφόρος καταχωρεί τις επιλογές του. Κάθε ψηφοφόρος έχει δικαίωμα να εκφράσει την προτίμηση του για τόσους υποψήφιους όσους η Περιφερειακή Εφορεία του δικαιούται να αναδείξει. Όταν ολοκληρώσει τη διαδικασία της επιλογής, ο ψηφοφόρος προχωρά στην υποβολή του ψηφοδελτίου. Το σύστημα αποστέλλει αυτόματα ηλεκτρονικό μήνυμα (email) στον ψηφοφόρο επιβεβαιώνοντας την καταχώριση της ψήφου, το οποίο ο ψηφοφόρος οφείλει να φυλάξει, καθώς είναι απαραίτητο για την υποβολή και επεξεργασία τυχόν ενστάσεων.

Σημειώνεται ότι ο διαχειριστής της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας (Κεντρική Διοίκηση) είναι επιφορτισμένος με την προεργασία αυτής και δεν έχει τη δυνατότητα να δει τις προτιμήσεις των ψηφοφόρων. Τα μέλη της Εφορευτικής Επιτροπής είναι επιφορτισμένα με την εκκίνηση της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας μέσω των προσωπικών κωδικών τους που θα λάβουν ως μέλη της Εφορευτικής Επιτροπής και για την αποκρυπτογράφηση των ψηφοδελτίων και εξαγωγή των αποτελεσμάτων, η οποία γίνεται αυτόματα μέσω του συστήματος «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», με τη χρήση των προσωπικών κωδικών των μελών της Εφορευτικής Επιτροπής. Ομοίως, τα μέλη της Εφορευτικής Επιτροπής δεν έχουν τη δυνατότητα να δουν τις προτιμήσεις των ψηφοφόρων.

Για οποιοδήποτε πρόβλημα ανακύψει κατά τη διαδικασία της ψηφοφορίας, οι ψηφοφόροι μπορούν να επικοινωνούν με τον διαχειριστή της ψηφοφορίας στην ηλεκτρονική διεύθυνση που αναφέρεται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) που έχουν λάβει.

Μετά το πέρας της ψηφοφορίας, η Εφορευτική Επιτροπή επικυρώνει την ηλεκτρονική καταμέτρηση των ψήφων, καταρτίζει τον Πίνακα των αναδειχθέντων Μελών Ε.Κ.Σ. – Εκπροσώπων της Περιφερειακής Εφορείας στη Γενική Συνέλευση του Σ.Ε.Π. κατά τη σειρά επιτυχίας τους και συντάσσει το σχετικό Πρακτικό (βλ. συν. Υπόδειγμα αρ. 4). Σε περίπτωση ισοψηφίας διενεργείται από την Εφορευτική Επιτροπή κλήρωση για τον καθορισμό της σειράς όσων ισοψήφησαν η οποία αναφέρεται στο Πρακτικό.

Αντίγραφο του Πρακτικού της ψηφοφορίας αποστέλλεται με FAX (2107236561) ή ηλεκτρονικά (dxasilidi@sep.org.gr) στην Κεντρική Διοίκηση, το αργότερο τρεις (3) ημέρες μετά από την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης εκάστης Περιφερειακής Εφορείας με μέριμνα του Περιφερειακού Εφόρου, προκειμένου το Διοικητικό Συμβούλιο με απόφασή του να εγγράψει τα αναδειχθέντα Μέλη Ε.Κ.Σ. στο Μητρώο Μελών της Γενικής Συνέλευσης. Τα πρωτότυπα Πρακτικά αποστέλλονται ταχυδρομικά στην στην Κεντρική Διοίκηση (Σώμα Ελλήνων Προσκόπων, Πτολεμαίων 1 - 116 35 Αθήνα) με την ένδειξη «Πρακτικά Αναδείξεων Μελών Ε.Κ.Σ.- Μελών Γ.Σ. Π.Ε. …».

Τα υλικά της Διαδικασίας Ανάδειξης (πίνακας συμμετεχόντων, πίνακας υποψηφίων, πίνακας ψηφισάντων, ηλεκτρονικό αρχείο καταμέτρησης ψήφων κ.ά.) αποστέλλονται στην Κεντρική Διοίκηση και φυλάσσονται για διάστημα έξι (6) μηνών από την ημερομηνία διεξαγωγής της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης του 2021.

Η Κ.Ε.Π.Π.Ε. εκλέγει δύο (2) μέλη της που θα την εκπροσωπήσουν στη Γενική Συνέλευση σε ειδική συνεδρίασή της, στην οποία παρίσταται ο εντεταλμένος Σύμβουλος του Δ.Σ./Σ.Ε.Π., μετά από μυστική ψηφοφορία, η οποία μπορεί να διεξαχθεί και με ηλεκτρονικά μέσα.

Τα συμμετέχοντα μέλη Κ.Ε.Π.Π.Ε. θα πρέπει έως και την ημέρα πραγματοποίησης της ανωτέρω ειδικής συνεδρίασης:

• Να έχουν απογραφεί για την τρέχουσα προσκοπική περίοδο 2020-2021, να έχουν δηλαδή εκπληρώσει κάθε υποχρέωση καταβολής συνδρομής μέλους προς το Σ.Ε.Π. 

• Να έχουν εκπληρώσει τις οικονομικές τους υποχρεώσεις προς το Σ.Ε.Π. εκ Συνδρομών ως μέλη προηγουμένων Γενικών Συνελεύσεων.

• Να μην έχουν οποιαδήποτε άλλη οικονομική οφειλή προς το Σ.Ε.Π.

Τη Διαδικασία Ανάδειξης των Μελών Ε.Π.Π. – Εκπροσώπων της Περιφερειακής Εφορείας στη Γενική Συνέλευση συγκαλεί ο Περιφερειακός Έφορος με Ανακοίνωσή του, η οποία εκδίδεται, αναρτάται στον δικτυακό τόπο της Περιφερειακής Εφορείας και αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στις Ε.Π.Π. της Περιφερειακής Εφορείας, το αργότερο δέκα (10) πλήρεις ημέρες πριν από τη διεξαγωγή της Διαδικασίας Ανάδειξης. Η Ανακοίνωση θα ορίζει την ημερομηνία, τις ώρες έναρξης και λήξης και τον τρόπο διενέργειας της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας (σύμφωνα με τα οριζόμενα κατωτέρω), την Εφορευτική Επιτροπή της Διαδικασίας Ανάδειξης, την οποία ορίζει ο Περιφερειακός Έφορος και αποτελείται από τρία (3) Ενήλικα Στελέχη της Περιφερειακής Εφορείας καθώς και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την επικοινωνία κάθε ενδιαφερόμενου με την Εφορευτική Επιτροπή. Η Ανακοίνωση αυτή κοινοποιείται άμεσα στην Κεντρική Διοίκηση (dxasilidi@sep.org.gr και elections@sep.org.gr).

Η ημερομηνία διεξαγωγής της Διαδικασίας Ανάδειξης θα καθοριστεί σε συνεννόηση με την Κεντρική Διοίκηση ([email protected]).

Η διάρκεια διεξαγωγής πρέπει να είναι επαρκής (2-3 ώρες), ώστε να διευκολυνθούν όλα τα Μέλη Ε.Π.Π. να λάβουν μέρος.

Δικαίωμα Συμμετοχής στη Διαδικασία Ανάδειξης έχουν τα Μέλη των Ε.Π.Π. της οικείας Περιφερειακής Εφορείας που λειτουργούν σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στον Κανονισμό Παλαιών Προσκόπων και περιλαμβάνονται στον πίνακα Μελών Ε.Π.Π. (βλ. συν. Υπόδειγμα 7/ Πίνακας Μελών Ε.Π.Π. που έχουν δικαίωμα συμμετοχής στη Διαδικασία Ανάδειξης Μελών Γενικής Συνέλευσης), τον οποίο καταρτίζει η Περιφερειακή Εφορεία, πέντε (5) πλήρεις ημέρες πριν από την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης. Στο ανωτέρω χρονικό διάστημα των πέντε (5) ημερών που μεσολαβεί από την κατάρτιση του πίνακα έως την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης, δεν εγγράφονται νέα Μέλη σε Ε.Π.Π.

Ακόμη, τα συμμετέχοντα μέλη Ε.Π.Π. προκειμένου να συμπεριληφθούν στον πίνακα Μελών Ε.Π.Π. που έχουν δικαίωμα συμμετοχής στη Διαδικασία Ανάδειξης θα πρέπει το αργότερο πέντε (5) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης:

• Να έχουν απογραφεί για την τρέχουσα προσκοπική περίοδο 2020-2021, να έχουν δηλαδή εκπληρώσει κάθε υποχρέωση καταβολής συνδρομής μέλους προς το Σ.Ε.Π.

• Να έχουν εκπληρώσει τις οικονομικές τους υποχρεώσεις προς το Σ.Ε.Π. εκ Συνδρομών ως μέλη προηγουμένων Γενικών Συνελεύσεων.

• Να μην έχουν οποιαδήποτε άλλη οικονομική οφειλή προς το Σ.Ε.Π.

Υπενθυμίζεται ότι οι Περιφερειακοί Έφοροι έχουν δυνατότητα πρόσβασης στο e-sep για τον έλεγχο της Απογραφής των Μελών Ε.Π.Π.

Η Κεντρική Διοίκηση θα ενημερώσει τους Περιφερειακούς Εφόρους για τα ονόματα των μελών της Γενικής Συνέλευσης τα οποία έχουν οικονομικές υποχρεώσεις προς το Σ.Ε.Π. και κάθε οφειλή θα πρέπει να έχει τακτοποιηθεί πέντε (5) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης.

Η ευθύνη ταυτοποίησης των συμμετεχόντων στη Διαδικασία Ανάδειξης και των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους ανήκει αποκλειστικά στην Εφορευτική Επιτροπή.

Η Περιφερειακή Εφορεία με Ανακοίνωσή της γνωστοποιεί τον πίνακα (συν. Υπόδειγμα 7) με τα έχοντα δικαίωμα συμμετοχής μέλη Ε.Π.Π. τέσσερις (4) πλήρεις ημέρες πριν τη Διαδικασία Ανάδειξης. Η Ανακοίνωση αναρτάται στον δικτυακό τόπο της Περιφερειακής Εφορείας και αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στις Ε.Π.Π., ώστε οι Αρχηγοί των Ε.Π.Π. να ενημερώσουν αρμοδίως τα έχοντα δικαίωμα συμμετοχής μέλη τους.

Επίσης, η Ανακοίνωση κοινοποιείται την ίδια ημέρα στην Κεντρική Διοίκηση (dxasilidi@sep.org.gr και elections@sep.org.gr), συνοδευόμενη από υπεύθυνη δήλωση του Περιφερειακού Εφόρου ότι οι ηλεκτρονικές διευθύνσεις που περιλαμβάνονται στον πίνακα με τα έχοντα δικαίωμα συμμετοχής Μέλη Ε.Π.Π. είναι ορθές, σύμφωνα με το συνημμένο στην παρούσα υπόδειγμα (βλ. συν. Υπόδειγμα 8/ Υπεύθυνη Δήλωση Περιφερειακού Εφόρου).

Υποψηφιότητες υποβάλλονται εγγράφως προς την Εφορευτική Επιτροπή από τους ίδιους τους ενδιαφερόμενους ή προτείνονται από τρία Μέλη Ε.Π.Π. που έχουν δικαίωμα συμμετοχής στη Διαδικασία Ανάδειξης (βλ. συν υπόδειγμα αρ. 5/Αίτηση Υποβολής Υποψηφιότητας Μέλους Ε.Π.Π.), το αργότερο τρεις (3) πλήρεις ημέρες από την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης.

Μετά το πέρας της υποβολής των υποψηφιοτήτων και αφού έχουν ελεγχθεί ως προς τις τυπικές προϋποθέσεις, η Εφορευτική Επιτροπή καταρτίζει πίνακα υποψηφίων, ο οποίος δύο (2) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης αναρτάται στον δικτυακό τόπο της Περιφερειακής Εφορείας, αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στις Ε.Π.Π. και υποχρεωτικά στην Κεντρική Διοίκηση (elections@sep.org.gr).

Για την ανάδειξη των Μελών Ε.Π.Π. - Εκπροσώπων της Περιφερειακής Εφορείας στη Γενική Συνέλευση δικαιούνται να υποβάλλουν υποψηφιότητα τα Μέλη Ε.Π.Π. που κατά την ημέρα υποβολής της υποψηφιότητας πληρούν τα προσόντα της παρ. Γ.4 της παρούσης (Συμμετοχή) και επιπλέον:

• Έχουν ελληνική ιθαγένεια,

• Δεν βαρύνονται με συμπεριφορά που αντιβαίνει στις Αρχές του Σ.Ε.Π.

Η διεξαγωγή της Διαδικασίας Ανάδειξης διευθύνεται από την Εφορευτική Επιτροπή. Θέματα διαδικαστικά, που αναφύονται κατά τη διάρκεια της ψηφοφορίας, αντιμετωπίζονται από την Εφορευτική Επιτροπή και σε περίπτωση ενστάσεως το θέμα επιλύεται από την Εφορευτική Επιτροπή τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή.

Ο Περιφερειακός Έφορος, φροντίζει για την όσο είναι δυνατόν μεγαλύτερη συμμετοχή, επειδή αναβολή της Διαδικασίας Ανάδειξης λόγω μη απαρτίας, αποκλείεται.

Ο αριθμός των προς ανάδειξη Μελών Ε.Π.Π. έχει γνωστοποιηθεί με την Εγκύκλιο Γ.Ε. 15/1.10.2020.

Η ψηφοφορία για την ανάδειξη των Εκπροσώπων της Περιφερειακής Εφορείας στη Γενική Συνέλευση είναι μυστική και θα διεξαχθεί μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», με την υποστήριξη της Κεντρικής Διοίκησης υπό τον ρόλο του «Διαχειριστή».

Κάθε Μέλος Ε.Π.Π. που έχει δικαίωμα ψήφου θα λάβει τρεις (3) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης μήνυμα (email) στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνεται στον Πίνακα Μελών Ε.Π.Π. που κατήρτισε η Περιφερειακή Εφορεία και απέστειλε στην Κεντρική Διοίκηση, στο οποίο θα περιέχεται ένας προσωπικός και απόρρητος σύνδεσμος για τον ιστότοπο του συστήματος «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», η ακριβής ημερομηνία πραγματοποίησης της ηλεκτρονικής ψηφοφορίες και οι ώρες διάρκειάς της. Εφόσον κάποιο Μέλος Ε.Π.Π. που έχει δικαίωμα ψήφου δεν λάβει το συγκεκριμένο μήνυμα (email) τη συγκεκριμένη ημέρα, θα πρέπει να επικοινωνήσει άμεσα με την Εφορευτική Επιτροπή.

Η διαδικασία υποβολής της ψήφου ξεκινά ακολουθώντας τον σύνδεσμο που θα λάβει κάθε ψηφοφόρος, μετά την έναρξη της διαδικασίας της ψηφοφορίας την προκαθορισμένη ημέρα και ώρα. Στην οθόνη του ψηφοφόρου εμφανίζεται ένα εισαγωγικό σημείωμα που περιγράφει τη διαδικασία υποβολής ψήφου. Η διαδικασία αποτελείται από δύο βήματα, την καταχώριση των προτιμήσεων του ψηφοφόρου και την υποβολή του ψηφοδελτίου. Στο βήμα της επιλογής, εμφανίζεται στην οθόνη το ψηφοδέλτιο καθώς και οι απαραίτητες πληροφορίες και οδηγίες και ο ψηφοφόρος καταχωρεί τις επιλογές του. Κάθε ψηφοφόρος έχει δικαίωμα να εκφράσει την προτίμηση του για τόσους υποψήφιους όσους η Περιφερειακή Εφορεία του δικαιούται να αναδείξει. Όταν ολοκληρώσει τη διαδικασία της επιλογής, ο ψηφοφόρος προχωρά στην υποβολή του ψηφοδελτίου. Το σύστημα αποστέλλει αυτόματα ηλεκτρονικό μήνυμα (email) στον ψηφοφόρο επιβεβαιώνοντας την καταχώριση της ψήφου,  το οποίο ο ψηφοφόρος οφείλει να φυλάξει, καθώς είναι απαραίτητο για την υποβολή και επεξεργασία τυχόν ενστάσεων.

Σημειώνεται ότι ο διαχειριστής της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας (Κεντρική Διοίκηση) είναι επιφορτισμένος με την προεργασία αυτής και δεν έχει τη δυνατότητα να δει τις προτιμήσεις των ψηφοφόρων. Τα μέλη της Εφορευτικής Επιτροπής είναι επιφορτισμένα με την εκκίνηση της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας μέσω των προσωπικών κωδικών τους που θα λάβουν ως μέλη της Εφορευτικής Επιτροπής και για την αποκρυπτογράφηση των ψηφοδελτίων και εξαγωγή των αποτελεσμάτων, η οποία γίνεται αυτόματα μέσω του συστήματος «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», με τη χρήση των προσωπικών κωδικών των μελών της Εφορευτικής Επιτροπής. Ομοίως, τα μέλη της Εφορευτικής Επιτροπής δεν έχουν τη δυνατότητα να δουν τις προτιμήσεις των ψηφοφόρων.

Για οποιοδήποτε πρόβλημα ανακύψει κατά τη διαδικασία της ψηφοφορίας, οι ψηφοφόροι μπορούν να επικοινωνούν με τον διαχειριστή της ψηφοφορίας στην ηλεκτρονική διεύθυνση που αναφέρεται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) που έχουν λάβει.

Μετά το πέρας της ψηφοφορίας, η Εφορευτική Επιτροπή επικυρώνει την ηλεκτρονική καταμέτρηση των ψήφων, καταρτίζει τον Πίνακα των αναδειχθέντων Μελών Ε.Π.Π. – Εκπροσώπων της Περιφερειακής Εφορείας στη Γενική Συνέλευση του Σ.Ε.Π. κατά τη σειρά επιτυχίας τους και συντάσσει το σχετικό Πρακτικό (βλ. συν. Υπόδειγμα αρ. 4). Σε περίπτωση ισοψηφίας διενεργείται από την Εφορευτική Επιτροπή κλήρωση για τον καθορισμό της σειράς όσων ισοψήφησαν η οποία αναφέρεται στο Πρακτικό.

Αντίγραφο του Πρακτικού της ψηφοφορίας αποστέλλεται με FAX (2107236561) ή ηλεκτρονικά (dxasilidi@sep.org.gr) στην Κεντρική Διοίκηση το αργότερο τρεις (3) ημέρες μετά από την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης εκάστης Περιφερειακής Εφορείας με μέριμνα του Περιφερειακού Εφόρου, προκειμένου το Διοικητικό Συμβούλιο με απόφασή του να εγγράψει τα αναδειχθέντα Μέλη Ε.Π.Π. στο Μητρώο Μελών της Γενικής Συνέλευσης. Τα πρωτότυπα Πρακτικά αποστέλλονται ταχυδρομικά στην Κεντρική Διοίκηση (Σώμα Ελλήνων Προσκόπων, Πτολεμαίων 1 - 116 35 Αθήνα) με την ένδειξη «Πρακτικά Αναδείξεων Μελών Ε.Π.Π.- Μελών Γ.Σ. Π.Ε. …».

Τα υλικά της Διαδικασίας Ανάδειξης (πίνακας συμμετεχόντων, πίνακας υποψηφίων, πίνακας ψηφισάντων, ηλεκτρονικό αρχείο καταμέτρησης ψήφων κ.ά.) αποστέλλονται στην Κεντρική Διοίκηση και φυλάσσονται για διάστημα έξι (6) μηνών από την ημερομηνία διεξαγωγής της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης του 2021.

Διευκρινίζεται ότι όπου στην παρούσα Εγκύκλιο γίνεται αναφορά σε προθεσμία πλήρων ημερών, για τον υπολογισμό της δεν προσμετρώνται η ημέρα πραγματοποίησης της σχετικής κάθε αναφοράς ενέργειας (π.χ. έκδοση Ανακοίνωσης, έγκριση Εντολής Διοίκησης, υποβολή υποψηφιότητας κλπ.) και η ημέρα διεξαγωγής Συνεδρίου ή Διαδικασίας Ανάδειξης. Π.χ. αν το Συνέδριο διεξαχθεί την Κυριακή 20 Δεκεμβρίου, η Ανακοίνωση σύγκλησης του Συνεδρίου εκδίδεται, αναρτάται στον δικτυακό τόπο της Περιφερειακής Εφορείας και αποστέλλεται στους Αρχηγούς Συστήματος και στην Κεντρική Διοίκηση, μέχρι την Τρίτη 9 Δεκεμβρίου 24.00 (προθεσμία 10 πλήρων ημερών), δικαίωμα συμμετοχής έχουν οι Βαθμοφόροι των οποίων η Εντολή Διοίκησης έχει εγκριθεί ηλεκτρονικά από την Εφορεία Διοίκησης της Γενικής Εφορείας μέχρι τη Δευτέρα 14 Δεκεμβρίου 24.00 (προθεσμία 5 πλήρων ημερών) και οι υποψηφιότητες υποβάλλονται μέχρι την Τετάρτη 16 Δεκεμβρίου 24.00 (προθεσμία 3 πλήρων ημερών).

Για κάθε θέμα σχετικό με την εφαρμογή της Εγκυκλίου αυτής πρέπει να ενημερώνεται αμέσως ο Γενικός Έφορος, προκειμένου το Διοικητικό Συμβούλιο του Σ.Ε.Π., ως αρμόδιο σύμφωνα με το άρθρο 8 παρ. 1Γδ του Οργανισμού Σ.Ε.Π., να επιλαμβάνεται έγκαιρα και να δίνει τις απαραίτητες οριστικές λύσεις.

Παρακαλώ για την πιστή εφαρμογή των διατάξεων της Εγκυκλίου αυτής.

ΣΥΝ.: Οκτώ (8) Υποδείγματα

Οι Πρόσκοποι, μέσω των προγραμμάτων, των δράσεων και των διαχρονικών αξιών τους, για περισσότερα από 110 χρόνια εφαρμόζουν έμπρακτα τους 17 Στόχους Βιώσιμης Ανάπτυξης του Ο.Η.Ε., συμβάλλοντας στη δημιουργία ενός καλύτερου κόσμου. Περισσότερα στο www.scouts4sdgs.gr.