Σε συνέχεια των Ανακοινώσεων Γ.Ε. 62/14.6.2013 και 5/11.1.2018 και λόγω μεταβολής του τρόπου διαχείρισης των λογαριασμών εκ μέρους της τράπεζας Alpha Bank, με την οποία συνεργάζεται το Σώμα Ελλήνων Προσκόπων για τους λογαριασμούς των Κλιμακίων του, θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε για τις αλλαγές στη διαδικασία ανοίγματος λογαριασμού ή/και για ανανέωση ή αλλαγή διαχείρισης σε ήδη υπάρχοντα λογαριασμό.
Η υφιστάμενη διαδικασία δεν αλλάζει ως προς τα αιτήματα των Κλιμακίων προς την Κεντρική Διοίκηση, την έγκριση των αιτημάτων από την Εκτελεστική Επιτροπή του Διοικητικού Συμβουλίου του Σ.Ε.Π. και την προετοιμασία των εγγράφων προς την τράπεζα, δηλαδή, σύμφωνα με τις οδηγίες της Ανακοίνωσης Γ.Ε. 5/11.1.2018, η διαδικασία που θα ακολουθείται από το Κλιμάκιο για το άνοιγμα του λογαριασμού ή την αλλαγή της διαχείρισης του ήδη υπάρχοντος λογαριασμού, την έκδοση χρεωστικών καρτών στους διαχειριστές του λογαριασμού καθώς και την έκδοση κωδικών web banking στους διαχειριστές του λογαριασμού, έχει ως εξής:
1. Ο/Η Αρχηγός Συστήματος / Περιφερειακός Έφορος (εφόσον αφορά στις Π.Ε. ή σε Π.Κ.) / Αρχηγός Ε.Π.Π. στέλνει επιστολή-αίτημα προς τον Γενικό Έφορο (ηλεκτρονικά: [email protected] ή ταχυδρομικά: Πτολεμαίων 1, 11635 Αθήνα, υπόψη κας Δέσποινας Χασιλίδη ή με fax: 210 7236561) και ζητά να εγκριθεί το άνοιγμα τραπεζικού λογαριασμού και η έκδοση χρεωστικών καρτών (ή η αλλαγή διαχείρισης ή η έκδοση κωδικών web banking κ.λπ.) με διαχειριστές του λογαριασμού τον Πρόεδρο και τον Ταμία της Ε.Κ.Σ. ή τον Αρχηγό και τον Υπαρχηγό Οικονομικών της Ε.Π.Π., με αναφορά των στοιχείων του Προέδρου και του Ταμία Ε.Κ.Σ. / Αρχηγού και Υπαρχηγού Οικονομικών Ε.Π.Π. που θα είναι οι διαχειριστές του λογαριασμού και επισυνάπτει τις αστυνομικές ταυτότητές τους καθώς και το πρακτικό συγκρότησης της Ε.Κ.Σ. / πρακτικό ανάδειξης της Ομάδας Συντονισμού της Ε.Π.Π. Στην επιστολή αναφέρεται επίσης το κατάστημα της τράπεζας που εξυπηρετεί να ανοιχτεί ο λογαριασμός και σημειώνεται ταχυδρομική διεύθυνση για την αποστολή των δικαιολογητικών εγγράφων και το τηλέφωνό του για άμεση επικοινωνία.
Προσοχή, το ίδιο ισχύει και για αλλαγή ή ανανέωση διαχειριστών λογαριασμού, απλά σε αυτή την περίπτωση χρειάζεται η αναφορά και του IBAN του ήδη υπάρχοντος λογαριασμού.
Απαραίτητες προϋποθέσεις για το άνοιγμα τραπεζικού λογαριασμού ή των αναφερόμενων ενεργειών παραπάνω είναι:
• Να είναι απογεγραμμένα όλα τα μέλη της Ε.Κ.Σ. / Ε.Π.Π. για το τρέχον έτος.
• Τα στοιχεία τους να είναι σωστά περασμένα στο e-sep, όπως ακριβώς αναγράφονται στις αστυνομικές ταυτότητες (π.χ. όχι Μάκης αν η ταυτότητα λέει Ασημάκης, όχι και το όνομα του συζύγου αν αυτό δεν αναγράφεται στην ταυτότητα κ.λπ.).
• Να υπάρχει επαρκής χρόνος πριν τη λήξη της θητείας της Ε.Κ.Σ. (γιατί μέχρι να ολοκληρωθεί η διαδικασία από την τράπεζα, μπορεί να χρειάζεται εκ νέου αλλαγή διαχειριστών).
• Να έχουν ζητήσει και παραλάβει κωδικούς e-finance.
2. Η Εκτελεστική Επιτροπή του Διοικητικού Συμβουλίου Σ.Ε.Π., αφού γίνει ο σχετικός έλεγχος, εγκρίνει το αίτημα.
3. Η Γραμματεία του Δ.Σ. ετοιμάζει όλα τα έγγραφα που απαιτούνται για το άνοιγμα του λογαριασμού και τα αποστέλλει στη διεύθυνση που θα υποδεικνύεται στην επιστολή του αιτήματος.
4. Ο Πρόεδρος και ο Ταμίας της Ε.Κ.Σ. / Αρχηγός και Υπαρχηγός Οικονομικών της Ε.Π.Π. παραδίδουν τα έγγραφα για το άνοιγμα του λογαριασμού στο υποκατάστημα της Τράπεζας ALPHA BANK που επιθυμούν, μαζί με τα προσωπικά στοιχεία που θα τους ζητηθούν (τελευταίο Εκκαθαριστικό Εφορίας, Ταυτότητα, Λογαριασμό Τηλεφώνου, Βεβαίωση εργοδότη ή τελευταία εκκαθάριση μισθοδοσίας τους) και μαζί με το υπογεγραμμένο και σφραγισμένο πίνακα που θα έχουν προμηθευτεί από την Περιφερειακή Εφορεία που ανήκουν με εμφανή τα στοιχεία του διορισμού τους.
5. Η Τράπεζα ελέγχει τα σχετικά έγγραφα και στη συνέχεια εγκρίνει το άνοιγμα του λογαριασμού.
6. Ο Αρχηγός Συστήματος / Περιφερειακός Έφορος / Αρχηγός Ε.Π.Π. ενημερώνει (ηλεκτρονικά: e-finance@sep.org.gr και dxasilidi@sep.org.gr ή με fax: 210 7236561) την Οικονομική Υπηρεσία της Κεντρικής Διοίκησης του Σ.Ε.Π. για την ολοκλήρωση της διαδικασίας.
Στη συνέχεια, η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί έχει ως ακολούθως:
1. Οι εξουσιοδοτημένοι διαχειριστές των λογαριασμών των Κλιμακίων (Πρόεδρος & Ταμίας Ε.Κ.Σ. / Αρχηγός & Υπαρχηγός Οικονομικών Ε.Π.Π.) θα πρέπει υποχρεωτικά να είναι «πιστοποιημένοι ως φυσικά πρόσωπα» στην Τράπεζα, δηλαδή:
- Αν είναι ήδη πελάτες της τράπεζας, θα πρέπει να έχουν ενημερωμένη πρόσφατα τη μερίδα τους (ηλεκτρονικά μέσω web banking αν διαθέτουν ή με φυσική παρουσία).
- Αν δεν είναι ήδη πελάτες της συγκεκριμένης τράπεζας, με την προσκόμιση των εγγράφων που θα εκδίδει η Κεντρική Διοίκηση του Σ.Ε.Π. (με την έγκριση του αιτήματος του Κλιμακίου) θα πηγαίνουν στο κατάστημα που τους εξυπηρετεί για την πιστοποίησή τους, με τα ακόλουθα έγγραφα:
- Ταυτότητα
- Τελευταίο Εκκαθαριστικό Εφορίας
- Βεβαίωση εργοδότη ή απόδειξη μισθοδοσίας
- Πρόσφατο λογαριασμό τηλεφώνου (σταθερού ή κινητού)
- Να γνωστοποιήσουν στην τράπεζα το mail τους, το κινητό τους τηλέφωνο και το γένος της μητέρας (απαραίτητα για έκδοση κωδικών web και καρτών)
2. Ο λογαριασμός θα ανοίγεται από το κατάστημα της Alpha Bank που επιθυμεί κάθε Κλιμάκιο. Η διαφοροποίηση στο στάδιο αυτό είναι ότι στο άνοιγμα του λογαριασμού (εφόσον οι εκπρόσωποι είναι ήδη πιστοποιημένοι ή πιστοποιηθούν σύμφωνα με τα ανωτέρω) κάποιος από τους εκπροσώπους θα πρέπει να προσκομίσει στο κατάστημα της Alpha Bank επιλογής του Κλιμακίου τα απαραίτητα έγγραφα πρωτότυπα που θα παραλαμβάνει από την Κεντρική Διοίκηση του Σ.Ε.Π.
Από το Κατάστημα της τράπεζας θα λαμβάνει περαιτέρω οδηγίες για τον λογαριασμό, τις χρεωστικές κάρτες και το web-banking. Είναι πολύ σημαντικό κατά το άνοιγμα του λογαριασμού να δημιουργούνται και κωδικοί για web-banking, καθώς κατά την αλλαγή των Ε.Κ.Σ. θα υπάρχει δυνατότητα ανανέωσης της χωρίς επίσκεψη στο Κατάστημα.
ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μετά το άνοιγμα του λογαριασμού θα πρέπει να ενημερώνεται άμεσα η Κεντρική Διοίκηση του Σ.Ε.Π. με το IBAN του νέου λογαριασμού.
3. Σε περίπτωση νέας θητείας Ε.Κ.Σ. / Ομάδας Συντονισμού Ε.Π.Π., χωρίς αλλαγές Προέδρου και Ταμία Ε.Κ.Σ. / Αρχηγού και Υπαρχηγού Οικονομικών Ε.Π.Π., η ανανέωση σε ήδη υπάρχοντα λογαριασμό για τα Κλιμάκια που διαθέτουν web-banking θα είναι πιο εύκολη, διότι θα έχουν τη δυνατότητα να αποστέλλουν ηλεκτρονικά τα έγγραφά τους χωρίς επίσκεψη στο Κατάστημα και η ανανέωση στα συστήματα της Τράπεζας θα γίνεται αυτόματα.
Τα Κλιμάκια που δεν θα ακολουθήσουν την παραπάνω διαδικασία, θα πρέπει να προσκομίσουν στο Κατάστημα τήρησης του λογαριασμού τους τα πρωτότυπα έγγραφα για την ανανέωση των εκπροσώπων. Ισχύει πάντα ότι οι διαχειριστές – εκπρόσωποι θα πρέπει υποχρεωτικά να είναι πιστοποιημένοι ως φυσικά πρόσωπα στην Τράπεζα.
4. Σε περίπτωση νέας Ε.Κ.Σ. / Ομάδας Συντονισμού Ε.Π.Π., με αλλαγές Προέδρου ή/και Ταμία Ε.Κ.Σ. / Αρχηγού ή/και Υπαρχηγού Οικονομικών Ε.Π.Π., η ανανέωση σε ήδη υπάρχοντα λογαριασμό για τα Κλιμάκια που διαθέτουν web-banking θα είναι πιο εύκολη, διότι θα έχουν τη δυνατότητα να αποστέλλουν ηλεκτρονικά τα έγγραφα τους χωρίς επίσκεψη στο Κατάστημα και η ανανέωση στα συστήματα της Τράπεζας θα γίνεται αυτόματα.
Τα Κλιμάκια που δεν θα ακολουθήσουν την παραπάνω διαδικασία θα πρέπει να προσκομίσουν στο Κατάστημα τήρησης του λογαριασμού τους τα πρωτότυπα έγγραφα για την ανανέωση των εκπροσώπων. Ισχύει πάντα το ότι οι διαχειριστές - εκπρόσωποι θα πρέπει υποχρεωτικά να είναι πιστοποιημένοι ως φυσικά πρόσωπα στην Τράπεζα.
Και στις δύο περιπτώσεις (3 και 4) οι νέοι εκπρόσωποι θα πρέπει να επισκεφθούν το Κατάστημα τήρησης του λογαριασμού για να γίνουν οι σχετικές αλλαγές στις κάρτες και στο web-banking και να πιστοποιηθούν υπογράφοντας τα σχετικά έγγραφα της Τράπεζας.
Σημείωση: Για τα Κλιμάκια που ο λογαριασμός τους τηρείται σε διαφορετική περιοχή από τον τόπο εγκατάστασής τους (π.χ. τήρηση λογαριασμού στην Αθήνα αλλά η εγκατάσταση του Κλιμακίου είναι σε κάποια άλλη πόλη), τα σχετικά έγγραφα θα μπορούν να υπογράφονται στο Κατάστημα της τράπεζας που επιθυμούν, κατόπιν συνεννόησής τους με το Κατάστημα τήρησης του λογαριασμού τους.
Για οποιαδήποτε διευκρίνιση ή βοήθεια για τη διευθέτηση της διαδικασίας, παρακαλούμε επικοινωνήστε με την κα Δέσποινα Χασιλίδη (ηλεκτρονικά:
dxasilidi@sep.org.gr ή τηλεφωνικά: 2169007045 και 6936 117148).
Παρακαλώ τους Περιφερειακούς Εφόρους να φροντίσουν για την υλοποίηση της παρούσας Ανακοίνωσης.
Οι Πρόσκοποι, μέσω των προγραμμάτων, των δράσεων και των διαχρονικών αξιών τους, για περισσότερα από 110 χρόνια εφαρμόζουν έμπρακτα στους 17 Στόχους Βιώσιμης Ανάπτυξης του Ο.Η.Ε., συμβάλλοντας στη δημιουργία ενός καλύτερου κόσμου. Περισσότερα στο www.scouts4sdgs.gr.
17 ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΣΤΟΧΟΥΣ