Για την έκδοση άδειας Κατασκήνωσης, Μεγάλης Δράσης Υπαίθρου ή Ταξιδιού από την Περιφερειακή Εφορεία, το αργότερο 5 (πέντε) εβδομάδες πριν την Κατασκήνωση, ο Αρχηγός του τμήματος πρέπει:

α. Να συμπληρώσει το Φάκελο Κατασκήνωσης, Μεγάλης Δράσης Υπαίθρου ή Ταξιδιού (έντυπο που διατίθεται από το Προσκοπικό Πρατήριο), στον οποίο περιλαμβάνονται τα εξής:

1. Αίτηση Άδειας Λειτουργίας Κατασκήνωσης, Μεγάλης Δράσης Υπαίθρου ή Ταξιδιού

2. Άδεια Χρήσης χώρου

3. Κατάσταση Βαθμοφόρων Τμήματος

4. Κατάσταση κατασκηνωτών (Λυκοπούλων – Προσκόπων – Ανιχνευτών – Μελών Προσκοπικού Δικτύου)

5. Πληροφορίες για την ανεύρεση του χώρου (τρόπος μετάβασης – σχεδιάγραμμα τρόπου πρόσβασης στον κατασκηνωτικό χώρο – τηλέφωνο Επικοινωνίας)

6. Πρόγραμμα Ημερησίων Κινήσεων

7. Γενικό Πρόγραμμα Δραστηριοτήτων (Πρωινές – Απογευματινές – Βραδινές)

8. Διαιτολόγιο – Ποσοτολόγιο – Κοστολόγιο τροφίμων

9. Κατάσταση Υλικού

10. Οικονομικός Προϋπολογισμός

11. Δηλώσεις Συμμετοχής παιδιών, υπογεγραμμένες από τους γονείς ή κηδεμόνες

12. Βεβαιώσεις Κατάστασης Υγείας κατασκηνωτών υπογεγραμμένες από γιατρό

β. Να παρουσιάσει στον Αρχηγό Συστήματος και μετά τη σχετική έγκριση στον Τοπικό Έφορο ή εκπρόσωπό του, το Αναλυτικό Πρόγραμμα των Δραστηριοτήτων της Κατασκήνωσης, Μεγάλης Δράσης Υπαίθρου ή Ταξιδιού.

γ. Να προσκομίσει αντίγραφα της σχετικής αλληλογραφίας και έγκρισης από τους: Ιδιοκτήτη του χώρου, τις Δασικές, Κοινοτικές, Αστυνομικές και Ιατρικές Αρχές της περιοχής. Στο σημείο αυτό εφίσταται η προσοχή όλων ότι είναι απαραίτητη η έγγραφη άδεια του Δασαρχείου για κατασκήνωση που πραγματοποιείται σε δασικό χώρο.

Όλα δε τα παραπάνω που αποτελούν τον πλήρη φάκελο Κατασκήνωσης υποβάλλονται στην Τοπική Εφορεία (εάν υφίσταται) σε τρία αντίγραφα.

Η Τοπική Εφορεία:

α. Ελέγχει την πληρότητα του Φακέλου της Κατασκήνωσης, της Μεγάλης Δράσης Υπαίθρου ή του Ταξιδιού του Τμήματος, σε ότι αφορά στις τυπικές και ουσιαστικές προϋποθέσεις (Πρόγραμμα, Διαιτολόγιο, Έγκριση, Ασφάλεια) και όπου κρίνει αναγκαίο, βοηθάει στην ολοκλήρωση της προετοιμασίας του Τμήματος.

β. Ο Τοπικός Έφορος υπογράφει την έγκριση της άδειας λειτουργίας Κατασκήνωσης, Μεγάλης Δράσης Υπαίθρου ή Ταξιδιού και, τουλάχιστον δύο (2) εβδομάδες πριν την έναρξή της, την προωθεί στην Περιφερειακή Εφορεία.

Σε περίπτωση κατά την οποία δεν υφίσταται Τοπική Εφορεία, τα παραπάνω περιέρχονται στην αρμοδιότητα της Περιφερειακής Εφορείας.

Η Περιφερειακή Εφορεία:

α. Ο Αρμόδιος Έφορος του Κλάδου της Περιφερειακής Εφορείας μελετά το Φάκελο της Κατασκήνωσης, Μεγάλης Δράσης Υπαίθρου ή Ταξιδιού και σε προσωπική συνάντηση ενημερώνεται από τον Αρχηγό της τον οποίο, εφόσον χρειάζεται, ενθαρρύνει και βοηθάει στην επίλυση ή διευθέτηση τυχόν θεμάτων.

β. Ο Περιφερειακός Έφορος υπογράφει την έγκριση άδειας λειτουργίας Κατασκήνωσης, Μεγάλης Δράσης Υπαίθρου ή Ταξιδιού σε τρία αντίγραφα εκ των οποίων ένα μένει στην Περιφερειακή Εφορεία, ένα επιστρέφεται στην Τοπική Εφορεία και το τρίτο παραδίδεται στον Αρχηγό του Τμήματος που πραγματοποιεί την Κατασκήνωση, Μεγάλη Δράση Υπαίθρου ή Ταξίδι. Ο Περιφερειακός Έφορος καταχωρεί την Κατασκήνωση, τη Μεγάλη Δράση Υπαίθρου ή το Ταξίδι στο σχετικό έντυπο (Παράρτημα 2), το οποίο προωθεί στην Εφορεία Διοίκησης Γενικής Εφορείας το αργότερο μέχρι την 30^η Σεπτεμβρίου έκαστου έτους.