Σύμφωνα με τα άρθρα 9 & 24 του Οργανισμού ΣΕΠ οργανώνονται και πραγματοποιούνται Συνέδρια Εφορειών Περιοχών και Περιφερειακών Εφορειών. Την ευθύνη οργάνωσης και διεξαγωγής έχει ο Έφορος Περιοχής ή ο Περιφερειακός Έφορος αντίστοιχα.

α. Σκοπός

1. Η συζήτηση για θέματα που αφορούν την Προσκοπική Κίνηση στο χώρο της Εφορείας Περιοχής ή της Περιφερειακής Εφορείας
2. Η Αξιολόγηση του Προσκοπικού έργου της Προσκοπικής περιόδου που τελείωσε
3. Ο προσδιορισμός στόχων και ενεργειών της νέας Προσκοπικής περιόδου στα πλαίσια των προγραμμάτων των προϊσταμένων Κλιμακίων
4. Η Υποβολή προτάσεων για θέματα του Πανελληνίου Προσκοπικού Συνεδρίου
5. Η ανάδειξη των Βαθμοφόρων – Εκπροσώπων των Περιφερειακών Εφορειών, οι οποίοι θα είναι μέλη της Γενικής Συνέλευσης του Ιδρύματος ΣΕΠ για θητεία δύο ετών (άρθρο 9). Η ανάδειξη πραγματοποιείται στο Συνέδριο της Περιφερειακής Εφορείας των Βαθμοφόρων.

β. Οργάνωση

Το Συνέδριο συγκαλεί ο Έφορος Περιοχής ή ο Περιφερειακός Έφορος αντίστοιχα με Ανακοίνωσή του, μετά από απόφαση του Συμβουλίου των Εφόρων της Εφορείας Περιοχής ή της Περιφερειακής Εφορείας, που ορίζει τόπο, χρόνο, θέματα και Οργανωτική Επιτροπή Συνεδρίου (ΟΕΣ) Η Ανακοίνωση αυτή κοινοποιείται στα προϊστάμενα κλιμάκια.

Τα θέματα του Συνεδρίου γνωστοποιούνται έγκαιρα δύο (2) τουλάχιστον μήνες πριν τη διεξαγωγή του, ώστε να δοθεί η δυνατότητα προετοιμασίας των συμμετεχόντων για την έκφραση απόψεων και την κατάθεση προτάσεων.

Στην έναρξη του Συνεδρίου προεδρεύει ο Έφορος Περιοχής ή ο Περιφερειακός Έφορος αντίστοιχα και καθήκοντα Γραμματείας ασκεί για την εγγραφή και την τακτοποίηση των Συνέδρων η ΟΕΣ. Μετά την έναρξη εκλέγεται το Προεδρείο που έχει την ευθύνη της διεξαγωγής του Συνεδρίου, συνεργαζόμενο γι’ αυτό με την ΟΕΣ.

Στο Συνέδριο λειτουργούν Κύκλοι συζήτησης, οι οποίοι επεξεργάζονται όλα τα θέματα. Οι μετέχοντες σε κάθε κύκλο εκλέγουν ένα μέλος για να διευθύνει τις συζητήσεις και ένα Γραμματέα, οι οποίοι διατυπώνουν και το τελικό πόρισμα επί των συζητήσεων του κύκλου, σε συνεργασία με την Επιτροπή Πορισμάτων.

Η κατανομή των Συνέδρων σε ισοδύναμους κύκλους γίνεται με βάση την αρχή της αντιπροσωπευτικότητας από την ΟΕΣ και η τελική ευθύνη της κατανομής ανήκει στο προεδρείο.

γ. Συγκρότηση

Δικαίωμα συμμετοχής στο Συνέδριο έχουν όλοι οι Βαθμοφόροι, που:

1. Έχουν εντολή Διοίκησης με ημερομηνία έκδοσης 20, τουλάχιστον, ημέρες πριν την πραγματοποίηση του. Βαθμοφόροι κάτοχοι και δεύτερης Εντολής Διοίκησης συμμετέχουν στο Συνέδριο των Περιφερειακών Εφορειών που έχουν απογραφεί.
2. Έχουν απογραφεί για το τρέχον έτος (έχουν δηλ. εκπληρώσει κάθε υποχρέωση καταβολής συνδρομής μέλους προς το Σ.Ε.Π.).
3. Έχουν εκπληρώσει τις οικονομικές τους υποχρεώσεις προς το ΣΕΠ εκ Συνδρομών ως μέλη της θητευούσης ή προηγούμενης Γενικής Συνέλευσης.
4. Οι Έφοροι Κλάδων, Ειδικοτήτων και Υπηρεσιών της Γενικής Εφορείας και της Εφορείας Περιοχής που έχουν απογραφεί στην οικεία Περιφερειακή Εφορεία.

Επίσης μπορούν να κληθούν και να συμμετάσχουν ως παρατηρητές χωρίς δικαίωμα ψήφου:

1. Εκπρόσωποι της Αυτοδιοίκησης (Περιφέρεια – Νομαρχία – Δήμοι)
2. Εκπρόσωποι των Τοπικών Εκκλησιαστικών Αρχών
3. Εκπρόσωποι της Κεντρικής Διοίκησης ΣΕΠ
4. Εκπρόσωποι της Τοπικής Οδηγικής Κίνησης (ΣΕΟ)
5. Εκπρόσωποι των ΕΚΣ και των ΕΠΠ.

δ. Διεξαγωγή

1. Προεδρείο

Στην έναρξη της διαδικασίας εκλέγεται τριμελές Προεδρείο αποτελούμενο από Πρόεδρο, Αντιπρόεδρο και Γραμματέα, μετά από πρόταση της ΟΕΣ ή οποιουδήποτε Συνέδρου. Ειδικότερα τις θέσεις του Προεδρείου Συνεδρίου Περιφερειακής Εφορείας δεν μπορούν να καταλάβουν Σύνεδροι οι οποίοι είναι υποψήφιοι για να αναδειχθούν εκπρόσωποι της στη Γενική Συνέλευση του ΣΕΠ.

2. Συζήτηση Θεμάτων

Σε κάθε θέμα προηγείται εισήγηση. Ακολουθούν διευκρινιστικές ερωτήσεις και τοποθετήσεις των Συνέδρων με βάση κλειστό κατάλογο ομιλητών. Ο χρόνος των ομιλιών καθορίζεται από το Προεδρείο αναλόγως του αριθμού τους και του διατιθέμενου χρόνου. Ακολουθεί συζήτηση κατά Κύκλους ανάλογα με το χρόνο που διατίθεται από το Προεδρείο.

3. Επιτροπή Πορισμάτων

Κατά την έναρξη του Συνεδρίου η ΟΕΣ προτείνει 3 άτομα, που θ’ αποτελέσουν την Επιτροπή Πορισμάτων μαζί με το Γραμματέα της ΟΕΣ. Η Επιτροπή αυτή συγκεντρώνει όλες τις αποφάσεις των Κύκλων, τις ομαδοποιεί και ετοιμάζει τα τελικά κείμενα που θα παρουσιαστούν στην ολομέλεια του Συνεδρίου για να γίνουν αποφάσεις ή όχι.

4. Αποφάσεις & Τροποποιήσεις

Για κάθε τελική απόφαση καλό είναι να κυκλοφορεί γραπτώς η αντίστοιχη πρόταση και να συζητούνται οι ερωτήσεις στην ολομέλεια.

Αν υπάρχουν τροποποιήσεις σε κείμενα για αποφάσεις ή και σε υπάρχουσες αποφάσεις τίθενται πρώτα οι τροποποιήσεις σε ψηφοφορία. Αν ψηφισθούν, τότε τροποποιούνται και τα αρχικά κείμενα, αλλιώς τίθενται τα κείμενα, ως έχουν σε ψηφοφορία.

Το Προεδρείο ορίζει καταμετρητές. Κάθε Σύνεδρος έχει μία ψήφο. Για κάθε ζήτημα, που πιθανόν ανακύψει ή για την αποδοχή των διαφόρων προτάσεων γίνεται φανερή ψηφοφορία. Απλή πλειοψηφία των παρόντων στη Συνεδρία μελών κάνει δεκτή την πρόταση. Σε περίπτωση ισοψηφίας ή μειοψηφίας, η πρόταση απορρίπτεται.

5.Πορίσματα

Τα πορίσματα που υιοθετούνται από την πλειοψηφία του Συνεδρίου λαμβάνονται υπ’ όψιν από τον Έφορο Περιοχής ή τον Περιφερειακό Έφορο αντίστοιχα, ο οποίος διαμορφώνει ανάλογα τον Προγραμματισμό των Δράσεων και την ανάπτυξη της Προσκοπικής Κίνησης στα όρια ευθύνης των Κλιμακίων τους.

Τα πορίσματα του Συνεδρίου γνωστοποιούνται στα προϊστάμενα Κλιμάκια του ΣΕΠ.

6. Ανάδειξη Εκπροσώπων Γενικής Συνέλευσης ΣΕΠ

6.1 Βαθμοφόροι

Στα πλαίσια του Συνεδρίου της Περιφερειακής Εφορείας κάθε δύο χρόνια σύμφωνα με τον Οργανισμό του ΣΕΠ αναδεικνύονται οι εκπρόσωποι της οι οποίοι μετέχουν για θητεία δύο ετών στη Γενική Συνέλευση του Ιδρύματος ΣΕΠ.

• Ο αριθμός των εκπροσώπων είναι εκείνος που καθορίζεται από την Κεντρική Διοίκηση σύμφωνα με την καθοριζόμενη στο αρ. 9, παρ. Ι δα/ αα του Οργανισμού διαδικασία και γνωστοποιείται με σχετική Ανακοίνωση του Γενικού Εφόρου.
• Η Οργανωτική Επιτροπή του συνεδρίου αποστέλλει 5 ημέρες μετά την ανακοίνωση σύγκλισης του Συνεδρίου προσωπικές προσκλήσεις σε όλους όσοι έχουν δικαίωμα συμμετοχής, βάσει του μητρώου της Περιφερειακής Εφορείας και μεριμνά για την επιβεβαίωση της έγκαιρης παραλαβής.
• Η διαδικασία ανάδειξης των εκπροσώπων είναι μυστική.
• Κάθε Σύνεδρος έχει δικαίωμα να εκφράσει την προτίμησή του για τόσους υποψήφιους όσους η Περιφερειακή του Εφορεία δικαιούται να αναδείξει.
• Ο Περιφερειακός Έφορος φροντίζει για την όσο είναι δυνατόν μεγαλύτερη συμμετοχή, επειδή αναβολή του Συνεδρίου, λόγω μη απαρτίας, αποκλείεται.
• Η Οργανωτική Επιτροπή καταρτίζει πίνακα υποψηφίων Βαθμοφόρων σύμφωνα με τις υποψηφιότητες που έχουν υποβληθεί στην Περιφερειακή Εφορεία 3 ημέρες πριν την πραγματοποίηση του Συνεδρίου. Υποψηφιότητες υποβάλλονται εγγράφως από τους ίδιους τους ενδιαφερόμενους ή προτείνονται από τρεις Βαθμοφόρους που έχουν δικαίωμα συμμετοχής στο συνέδριο.
• Η Οργανωτική Επιτροπή φροντίζει επίσης για την εκτύπωση και διανομή στους Συνέδρους του πίνακα των υποψηφίων Βαθμοφόρων της Περιφερειακής Εφορείας και για όλες τις λεπτομέρειες, που αφορούν τη διεξαγωγή του Συνεδρίου.
• Οι λεπτομέρειες για τη διαδικασία ανάδειξης καθορίζονται από το Προεδρείο του Συνεδρίου υπό την παράλληλη ιδιότητά του ως Εφορευτικής Επιτροπής.
• Οι παρόντες Βαθμοφόροι επικυρώνουν τους αντίστοιχους πίνακες συμμετεχόντων στο Συνέδριο και των υποψηφίων για ανάδειξη, που έχει καταρτίσει η Οργανωτική Επιτροπή.
• Μετά τη λήξη της διαδικασίας της ανάδειξης, το Προεδρείο/ Εφορευτική Επιτροπή ενεργεί καταμέτρηση των προτιμήσεων και καταρτίζει Πίνακα των υποψηφίων κατά τη σειρά επιτυχίας τους. Βάσει της σειράς επιτυχίας ανακηρύσσει τους εκπροσώπους της Περιφερειακής Εφορείας μέχρι την συμπλήρωση του αριθμού των εκπροσώπων που αναλογεί η συγκεκριμένη Περιφέρεια να αναδείξει και συντάσσει το σχετικό Πρακτικό. Οι εναπομείναντες υποψήφιοι του Πίνακα παραμένουν ως Αναπληρωματικοί με τη σειρά της εκδήλωσης προτίμησης μέχρι τη γνωστοποίηση από το Δ.Σ./ ΣΕΠ των αναδειχθέντων μελών της Γενικής Συνέλευσης.
• Σε περίπτωση ισοψηφίας διενεργείται από την Εφορευτική Επιτροπή κλήρωση για τον καθορισμό της σειράς όσων ισοψήφησαν η οποία και αναφέρεται το Πρακτικό. Το Πρακτικό των αποτελεσμάτων αποστέλλεται με FAX στη Γενική Εφορεία μέσα στις επόμενες 5 ημέρες από την ημέρα του Συνεδρίου με μέριμνα του Περιφερειακού Εφόρου, ο οποίος φυλάσσει και τα υλικά του Συνεδρίου και τα Πρακτικά για διάστημα 6 μηνών από την ημερομηνία διεξαγωγής της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης που ακολουθεί την ανάδειξη.

Σύμφωνα με τον Οργανισμό άρθρο 9 παρ. Δ.

• Οι Έφοροι Κλάδων, Ειδικοτήτων ή Υπηρεσιών της Γενικής Εφορείας αναδεικνύονται από Συνέδριο Περιφερειακής Εφορείας, όπου, σύμφωνα με την προτίμησή τους, έχουν απογραφεί. Ομοίως οι Έφοροι Κλάδων, Ειδικοτήτων ή Υπηρεσιών των Εφορειών Περιοχής αναδεικνύονται από Συνέδριο Περιφερειακής Εφορείας, που υπάγεται στην οικεία Εφορεία Περιοχής, όπου έχουν απογραφεί κατά την προτίμησή τους.

• Οι υποψήφιοι πρέπει να έχουν κατά το χρόνο της ανάδειξης τους Εντολή Διοίκησης, 2ετή τουλάχιστον υπηρεσία Βαθμοφόρου και Πτυχίο Βασικής Εκπαίδευσης. Στην ανάδειξη των παραπάνω μετέχουν οι Βαθμοφόροι της Περιφερειακής Εφορείας οι οποίοι τόσο αυτοί όσο και οι υποψήφιοι εγγεγραμμένοι είναι στα Μητρώα του ΣΕΠ και έχουν εκπληρώσει κάθε οικονομική υποχρέωση προς την Κεντρική Διοίκηση.

• Οι Περιφερειακοί Έφοροι, εφ’ όσον έχουν αναδειχθεί σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 23 παραγρ. 1 ε. αα, καταλαμβάνουν αυτοδίκαια την πρώτη θέση του καταλόγου των αναδεικνυόμενων Βαθμοφόρων – εκπροσώπων στις συνεδριάσεις της Γ.Σ. για χρόνο ίσο με τον χρόνο ισχύος της Εντολής Διοίκησής τους.

6.2 Μέλη Επιτροπών Κοινωνικής Συμπαράστασης

Σύμφωνα με τον Οργανισμό άρθρο 9 παρ.1Δβ μετέχουν στη Γενική Συνέλευση για θητεία δύο ετών μέλη Επιτροπών Κοινωνικής Συμπαράστασης που έχουν διορισθεί σύμφωνα με το άρθρο 26 του Οργανισμού.

• Η Ανάδειξη των Μελών των Ε.Κ.Σ. για τη Γενική Συνέλευση πραγματοποιείται κατά Εφορεία Περιοχής ταυτόχρονα, ίδια ημέρα και ώρα στις έδρες των Περιφερειακών Εφορειών ή όπου είναι δυνατό στην έδρα της Εφορείας Περιοχής.
• Ο Έφορος Περιοχής σε συνεννόηση με τους Περιφερειακούς Εφόρους ορίζει με Ανακοίνωση την ημερομηνία, ώρα και διάρκεια διεξαγωγής, κατά την οποία θα πραγματοποιηθεί η διαδικασία ανάδειξης των μελών Ε.Κ.Σ. – Εκπροσώπων της Εφορείας Περιοχής. Ορίζει ακόμα 3μελή Κεντρική Οργανωτική Επιτροπή αποτελούμενη από τον Έφορο Περιοχής, τον Αναπληρωτή Έφορο Περιοχής και τον Έφορο Διοίκησης της Εφορείας Περιοχής ή άλλο Έφορο του Επιτελείου της Εφορείας Περιοχής. Στην ανακοίνωση αναφέρεται ο τόπος και το όνομα του Περιφερειακού Εφόρου ο οποίος θα έχει την ευθύνη οργάνωσης και προετοιμασίας και θα διασφαλίσει με την παρουσία του την ομαλή διεξαγωγή της Ανάδειξης. Η Ανακοίνωση αυτή γνωστοποιείται στη Γενική Εφορεία.
• Δικαίωμα Συμμετοχής στη Διαδικασία Ανάδειξης έχουν τα μέλη των Ε.Κ.Σ. των Συστημάτων, Τοπικών και Περιφερειακών Εφορειών καθώς και της Εφορείας Περιοχής που έχουν διορισθεί από την Εκτελεστική Επιτροπή του Διοικητικού Συμβουλίου, την Εφορεία Περιοχής ή την Περιφερειακή Εφορεία 5 τουλάχιστον ημέρες πριν την πραγματοποίηση του Συνεδρίου.
• Τα Μέλη Επιτροπών Κοινωνικής Συμπαράστασης των Προσκοπικών Κέντρων της Γενικής Εφορείας συμμετέχουν και αναδεικνύονται στην Εφορεία Περιοχής, όπου υπάγεται η Περιφερειακή Εφορεία στην οποία σύμφωνα με την προτίμησή τους, έχουν απογραφεί.
• Για την ανάδειξη των Μελών Ε.Κ.Σ. ως εκπροσώπων της Εφορείας Περιοχής στη Γενική Συνέλευση δικαιούνται να υποβάλλουν υποψηφιότητα τα Μέλη Ε.Κ.Σ. που έχουν 2ετή τουλάχιστον θητεία ως Μέλη Ε.Κ.Σ. Συστημάτων ή Εφορειών.
• Ακόμα τα Μέλη Ε.Κ.Σ. έως την ημέρα πραγματοποίησης της Ανάδειξης πρέπει:

1. Να έχουν απογραφεί για το τρέχον έτος, να έχουν δηλαδή εκπληρώσει κάθε υποχρέωση καταβολής Συνδρομής Μέλους προς το Σ.Ε.Π.
2. Να έχουν εκπληρώσει τις οικονομικές τους υποχρεώσεις προς το Σ.Ε.Π. εκ Συνδρομών ως Μέλη της θητευούσης ή προηγούμενης Γενικής Συνέλευσης του Ιδρύματος Σ.Ε.Π.

• Τα Μέλη Ε.Κ.Σ. προκειμένου να συμμετέχουν στη διαδικασία ανάδειξης θα πρέπει να επιδείξουν το Έντυπο Διορισμού τους και την Προσκοπική Ταυτότητα ή την Προσωρινή Ταυτότητα Μέλους.
• Η Κεντρική Οργανωτική Επιτροπή αποστέλλει 5 ημέρες μετά την έκδοση της Ανακοίνωσης, προσωπικές προσκλήσεις σε όλους όσοι έχουν δικαίωμα συμμετοχής, βάσει του μητρώου της Εφορείας Περιοχής και μεριμνά για την επιβεβαίωση της έγκαιρης παραλαβής τους.
• Παράλληλα η Κεντρική Οργανωτική Επιτροπή καταρτίζει πίνακα υποψηφίων Μελών Ε.Κ.Σ. σύμφωνα με τις υποψηφιότητες που έχουν υποβληθεί στην Εφορεία Περιοχής 3 ημέρες πριν την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης. Υποψηφιότητες υποβάλλονται εγγράφως από τους ίδιους τους ενδιαφερόμενους ή προτείνονται από τρία μέλη Ε.Κ.Σ. που έχουν δικαίωμα συμμετοχής στη Διαδικασία Ανάδειξης.
• Ο Πίνακας υποψηφίων Μελών Ε.Κ.Σ. της Εφορείας Περιοχής είναι ενιαίος και ίδιος για όλες τις Περιφερειακές Εφορείες της.
• Η Κεντρική Οργανωτική Επιτροπή φροντίζει επίσης για την εκτύπωση και διανομή στους έχοντες δικαίωμα συμμετοχής στη Διαδικασία, του πίνακα υποψηφίων Μελών Ε.Κ.Σ. της Εφορείας Περιοχής και για όλες τις λεπτομέρειες που αφορούν τη διεξαγωγή της Διαδικασίας Ανάδειξης.
• Κατά την έναρξη της Διαδικασίας εκλέγεται (δι’ ανατάσεως) από τα παρόντα Μέλη Ε.Κ.Σ. 3μελής Εφορευτική Επιτροπή.
• Όσοι έχουν υποβάλλει υποψηφιότητα δεν μπορούν να καταλάβουν θέση στην Εφορευτική Επιτροπή.
• Τα παρόντα Μέλη Ε.Κ.Σ. επικυρώνουν τους αντίστοιχους πίνακες συμμετεχόντων στη Διαδικασία και των υποψηφίων για Ανάδειξη, που έχει καταρτίσει η Κεντρική Οργανωτική Επιτροπή.
• Θέματα διαδικαστικά που αναφύονται κατά τη διάρκεια της ψηφοφορίας αντιμετωπίζονται από την Εφορευτική Επιτροπή και σε περίπτωση ενστάσεως το θέμα επιλύεται οριστικά από το σύνολο των παρόντων τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή.
• Ο αριθμός των προς Ανάδειξη Μελών Ε.Κ.Σ. είναι εκείνος που ορίζεται από την Κεντρική Διοίκηση σύμφωνα με την καθοριζόμενη στο αρ.9, παρ.1Δβ/ββ του Οργανισμού Σ.Ε.Π. διαδικασία και γνωστοποιείται με σχετική εγκύκλιο του Γενικού Εφόρου.
• Η Διαδικασία Ανάδειξης των εκπροσώπων είναι μυστική.
• Κάθε Μέλος Ε.Κ.Σ. έχει δικαίωμα να εκφράσει την προτίμησή του για τόσους υποψηφίους όσους η Εφορεία Περιοχής που ανήκει, δικαιούται να αναδείξει.
• Τα Μέλη Ε.Κ.Σ. των Εφορειών Περιοχής μπορούν να ψηφίσουν με ειδικό κατάλογο σε όποια Περιφερειακή Εφορεία της Εφορείας Περιοχής τους επιθυμούν.
• Οι λεπτομέρειες για τη διαδικασία ανάδειξης καθορίζονται από την Εφορευτική Επιτροπή.
• Αμέσως μετά τη λήξη της Διαδικασίας Ανάδειξης, η Εφορευτική Επιτροπή ενεργεί καταμέτρηση των προτιμήσεων, καταρτίζει τον Πίνακα των Μελών Ε.Κ.Σ. κατά τη σειρά επιτυχίας τους και συντάσσει το σχετικό Πρακτικό. Το Πρακτικό αποστέλλεται με FAX στην Εφορεία Περιοχής την ίδια ημέρα πραγματοποίησης της Διαδικασίας Ανάδειξης και το πρωτότυπο Πρακτικό παραδίδεται στον Έφορο Περιοχής προς φύλαξη.
• Η Κεντρική Οργανωτική Επιτροπή μετά την παραλαβή όλων των πρακτικών αποστέλλει με FAX στη Γενική Εφορεία Συγκεντρωτικό πρακτικό προκειμένου το Διοικητικό Συμβούλιο με απόφασή του να εγγράψει τα νεοαναδειχθέντα Μέλη Ε.Κ.Σ. στο Μητρώο της Γενικής Συνέλευσης. Το Πρωτότυπο Συγκεντρωτικό Πρακτικό αποστέλλεται ταχυδρομικά στη Γενική Εφορεία.
• Σε περίπτωση ισοψηφίας διενεργείται από την Κεντρική Οργανωτική Επιτροπή κλήρωση για τον καθορισμό της σειράς όσων ισοψήφησαν, η οποία και αναφέρεται στο συγκεντρωτικό πρακτικό. Τα εναπομείναντα υποψήφια Μέλη Ε.Κ.Σ. του Πίνακα παραμένουν ως αναπληρωματικά με τη σειρά της εκδηλώσεως προτίμησης μέχρι τη γνωστοποίηση από το Δ.Σ./Σ.Ε.Π. των αναδειχθέντων στη Γενική Συνέλευση.
• Ο Έφορος Περιοχής φυλάσσει όλα τα Πρωτότυπα Πρακτικά για διάστημα 6 μηνών από την ημερομηνία διεξαγωγής της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης που ακολουθεί την ανάδειξη.

Για να αναδειχθεί ως μέλος της Γενικής Συνέλευσης του Ιδρύματος ΣΕΠ, οιοσδήποτε (Βαθμοφόρος ή Μέλος Ε.Κ.Σ.) πρέπει:

1. Να έχει Ελληνική Ιθαγένεια και
2. Να μην βαρύνεται με συμπεριφορά που αντιβαίνει στις Αρχές του ΣΕΠ

Διατελέσαντα Μέλη της Γ.Σ. έχουν δικαίωμα επανεκλογής στη Γ.Σ.

Η Διαδικασία Ανάδειξης των μελών πρέπει να έχει ολοκληρωθεί μέχρι το τέλος του ημερολογιακού έτους προ της Γενικής Συνέλευσης, στην οποία θα μετάσχουν τα αναδεικνυόμενα προς αντικατάσταση αυτών, των οποίων έληξε η θητεία. Τα ονόματα των αναδεικνυόμενων μελών γνωστοποιούνται στη συνέχεια στο Δ.Σ. μέχρι τα τέλη του μηνός Φεβρουαρίου προ της Γενικής Συνέλευσης, στην οποία θα μετάσχουν τα νεοαναδειχθέντα μέλη. Με απόφαση του Δ.Σ. τα αναδειχθέντα μέλη εγγράφονται στο Μητρώο των μελών της Γενικής Συνέλευσης του Ιδρύματος ΣΕΠ.