Σύμφωνα με το άρθρο 24 του Οργανισμού ΣΕΠ συγκαλείται Πανελλήνιο Προσκοπικό Συνέδριο (Π.Π.Σ.) κάθε τρία χρόνια από το Διοικητικό Συμβούλιο με πρόταση του Γενικού Εφόρου και συνέρχεται μέσα στο τελευταίο τρίμηνο του χρόνου που συγκαλείται. Την όλη ευθύνη οργάνωσης και διεξαγωγής του Συνεδρίου έχει ο Γενικός Έφορος.

α. Σκοπός
Σκοπός του Συνεδρίου είναι η από κοινού μελέτη και εξέταση θεμάτων που απασχολούν την Προσκοπική Κίνηση, η εξαγωγή συμπερασμάτων και η διατύπωση προτάσεων.

Ειδικότερα, το Συνέδριο ασχολείται με:

1.    Τον καθορισμό στόχων και προτεραιοτήτων για την πρόοδο της Προσκοπικής Κίνησης.
2.    Την έκφραση θέσεων επί θεμάτων που απασχολούν τον Προσκοπισμό Πανελλήνια.
3.    Την ενημέρωση επί της πορείας και των εξελίξεων του Παγκοσμίου Προσκοπισμού.
4.    Την ενημέρωση επί της σημειωθείσης προόδου σε κάθε τομέα Προσκοπικής δραστηριότητας πανελληνίως, ανάμεσα στο χρόνο που μεσολαβεί μεταξύ των Συνεδρίων.
5.    Τη διατύπωση προτάσεων για σύγχρονα και επίκαιρα θέματα που αφορούν τη νεολαία και τη διαπαιδαγώγηση των νέων ειδικότερα.
6.    Την προαγωγή της Προσκοπικής Αδελφότητας μέσα από τη σύσφιξη των σχέσεων και την αλληλογνωριμία των Βαθμοφόρων των διαφόρων Περιοχών της Χώρας.

β. Οργάνωση
Τα θέματα του Συνεδρίου ορίζει το Δ.Σ. μετά από πρόταση του Γενικού Εφόρου, ο οποίος λαμβάνει υπόψη του τις προτάσεις που υποβάλλονται από τα Συνέδρια των Περιφερειακών Εφορειών και των Εφορειών Περιοχής. Το Πρόγραμμα και τα θέματα του Π.Π.Σ. γνωστοποιούνται έγκαιρα, ώστε όλα τα Κλιμάκια να έχουν τη δυνατότητα να συζητούν τα θέματα στα Συνέδριά τους ή σε ειδικές συσκέψεις και να διαμορφώνουν τις θέσεις τους επ’ αυτών.

Το Δ.Σ. μετά από πρόταση του Γενικού Εφόρου ορίζει εγκαίρως (τουλάχιστον έξι (6) μήνες πριν) την Οργανωτική Επιτροπή Συνεδρίου (Ο.Ε.Σ.), η οποία έχει την ευθύνη οργάνωσης και οικονομικής διαχείρισης του Συνεδρίου και εγκρίνει τον τόπο και τον ακριβή χρόνο της διεξαγωγής του. Της Ο.Ε.Σ. προεδρεύει ο Γενικός Έφορος.

Στην έναρξη του Συνεδρίου προεδρεύει ο Γενικός Έφορος και καθήκοντα Γραμματείας ασκεί για την εγγραφή και την τακτοποίηση των Συνέδρων η Ο.Ε.Σ. Μετά την έναρξη εκλέγεται το Προεδρείο που έχει την ευθύνη της διεξαγωγής του συνεδρίου, συνεργαζόμενο γι’ αυτό με την Ο.Ε.Σ.

Στο Συνέδριο λειτουργούν Κύκλοι συζήτησης, οι οποίοι επεξεργάζονται όλα τα θέματα. Οι μετέχοντες σε κάθε κύκλο εκλέγουν ένα μέλος για να διευθύνει τις συζητήσεις και ένα Γραμματέα, οι οποίοι διατυπώνουν και το τελικό πόρισμα επί των συζητήσεων του κύκλου, σε συνεργασία με την Επιτροπή Πορισμάτων.

Η κατανομή των Συνέδρων σε ισοδύναμους κύκλος γίνεται με βάση την αρχή της αντιπροσωπευτικότητας από την Ο.Ε.Σ. και η τελική ευθύνη της κατανομής ανήκει στο Προεδρείο.

γ. Συγκρότηση
Στο Συνέδριο μετέχουν:

1.        Τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου
2.        Οι Βοηθοί Γενικοί Έφοροι και οι Έφοροι Κλάδων και Υπηρεσιών της Γενικής Εφορείας.
3.        Οι Έφοροι Περιοχών ή οι Αναπληρωτές τους σε περίπτωση κωλύματος και ένας Έφορος του Επιτελείου της Ε.Π.
4.        Οι Περιφερειακοί Έφοροι ή οι Αναπληρωτές τους σε περίπτωση κωλύματος.
5.        Επίσης μετέχουν:
    α.    Οι Έφοροι Επιτελείων των Π.Ε. και Τ.Ε.
    β.    Οι Τοπικοί Έφοροι
    γ.    Οι Αρχηγοί Συστημάτων και
    δ.    Οι Αρχηγοί και Υπαρχηγοί Τμημάτων
        από όλη την Ελλάδα, οι οποίοι στο σύνολό τους αντιστοιχούν στο 1/10 της συνολικής δύναμης του ΣΕΠ σε Βαθμοφόρους με Εντολή Διοίκησης.
        Η Ο.Ε.Σ. λαμβάνοντας υπόψη τη δύναμη σε Βαθμοφόρους κάθε Εφορείας Περιοχής σε σχέση με το συνολικό αριθμό Βαθμοφόρων της χώρας, προβαίνει στην κατανομή κατά Εφορεία Περιοχής των Βαθμοφόρων που συμμετέχουν από κάθε μία. Οι Εφορείες Περιοχών με βάση τον αριθμό των Τοπικών Εφορειών και των Συστημάτων της Περιοχής τους, προβαίνουν αναλογικά στον καθορισμό του αριθμού των Βαθμοφόρων από τις παραπάνω αναγραφόμενες κατηγορίες που θα μετάσχουν σαν εκπρόσωποι της Εφορείας Περιοχής τους στο Συνέδριο. Η ανάδειξη γίνεται κατά προτίμηση στα Συνέδρια των Περιφερειακών Εφορειών ή της Εφορείας Περιοχής.
Οι μετέχοντες στο Συνέδριο Βαθμοφόροι πρέπει να έχουν Εντολή Διοίκησης.
6.        Μετέχουν ακόμη οι διατελέσαντες Πρόεδροι και Γενικοί Έφοροι του ΣΕΠ.
        Επίσης μπορούν να κληθούν και να συμμετάσχουν ως παρατηρητές χωρίς δικαίωμα ψήφου:
    1.    Το Προεδρείο και τα μέλη της Ελληνικής Προσκοπικής Κοινοβουλευτικής Ένωσης.
    2.    Μέλη της Παγκοσμίου Οργάνωσης της Προσκοπικής Κίνησης, του Παγκοσμίου Προσκοπικού Γραφείου και της Ευρωπαϊκής Προσκοπικής Περιοχής.
    3.    Μέλη Προσκοπικών Οργανώσεων άλλων Χωρών.
    4.    Αντιπροσωπεία του ΣΕΟ
    5.    Εκπρόσωποι της Γ.Γ.Ν.Γ.
    6.    Αντιπροσωπεία του Ε.Σ.Ο.Ν.Ε. και του Ε.ΣΥ.Ν.
    7.    Τα μέλη της Κ.Ε.Π.Π.Ε. καθώς και
    8.    Μέλη Ε.Π.Π. και Ε.Κ.Σ. σύμφωνα με σχετική απόφαση του Δ.Σ.

δ. Διεξαγωγή
Το Δ.Σ. με ευθύνη του και κατόπιν εισηγήσεως του Γ.Ε. ορίζει το πρόγραμμα εργασιών του Συνεδρίου.
1.    Προεδρείο
    Στην έναρξη της διαδικασίας εκλέγεται Προεδρείο μετά από πρόταση της ΟΕΣ ή οποιουδήποτε Συνέδρου. Οι αποφάσεις του Προεδρείου σε διαδικαστικά θέματα είναι τελεσίδικες.
2.    Συζήτηση Θεμάτων
    Σε κάθε θέμα προηγείται εισήγηση. Ακολουθούν διευκρινιστικές ερωτήσεις και τοποθετήσεις των Συνέδρων με βάση κλειστό κατάλογο ομιλητών. Ο χρόνος των ομιλιών καθορίζεται από το Προεδρείο αναλόγως του αριθμού τους και του διατιθέμενου χρόνου. Ακολουθεί συζήτηση κατά Κύκλους ανάλογα με το χρόνο που διατίθεται από το Προεδρείο.
3.    Επιτροπή πορισμάτων
    Κατά την έναρξη του Συνεδρίου η ΟΕΣ προτείνει 3 άτομα που θ’ αποτελέσουν την Επιτροπή Πορισμάτων μαζί με το Γραμματέα της ΟΕΣ. Η Επιτροπή αυτή συγκεντρώνει όλες τις αποφάσεις των Κύκλων, τις ομαδοποιεί και ετοιμάζει τα τελικά κείμενα που θα παρουσιαστούν στην ολομέλεια του Συνεδρίου για να γίνουν αποφάσεις ή όχι.
4.    Αποφάσεις και Τροποποιήσεις
    Για κάθε τελική απόφαση καλό είναι να κυκλοφορεί γραπτώς η αντίστοιχη πρόταση και να συζητούνται οι ερωτήσεις στην ολομέλεια.
    Αν υπάρχουν τροποποιήσεις σε κείμενα για Αποφάσεις ή και σε υπάρχουσες Αποφάσεις τίθενται πρώτα οι τροποποιήσεις σε ψηφοφορία. Αν ψηφισθούν, τότε τροποποιούνται και τα αρχικά κείμενα, αλλιώς τίθενται τα κείμενα, ως έχουν σε ψηφοφορία.
    Το Προεδρείο ορίζει καταμετρητές. Κάθε Σύνεδρος έχει μία ψήφο. Για κάθε ζήτημα, που πιθανόν ανακύψει ή για την αποδοχή των διαφόρων προτάσεων γίνεται φανερή ψηφοφορία. Απλή πλειοψηφία των παρόντων στη Συνεδρία μελών κάνει δεκτή την πρόταση. Σε περίπτωση ισοψηφίας ή μειοψηφίας, η πρόταση απορρίπτεται.
5.    Πορίσματα
    Τα πορίσματα που υιοθετούνται από την πλειοψηφία του Συνεδρίου λαμβάνονται υπ’ όψιν από το Δ.Σ. το οποίο διαμορφώνει ανάλογα την πολιτική του ΣΕΠ για τον Προγραμματισμό των Δράσεων και την προαγωγή της Προσκοπικής Κίνησης μέσα στα πλαίσια αυτών των αποφάσεων.
    Τα πορίσματα του Συνεδρίου γνωστοποιούνται από το Δ.Σ. στα μέλη της Γενικής Συνέλευσης του Ιδρύματος ΣΕΠ.