α. Σκοπός

Σκοπός των Συνεδρίων είναι η μελέτη και εξέταση θεμάτων που απασχολούν τον Κλάδο και η εξαγωγή πορισμάτων μέσα από διαδικασία σύνθεσης προτάσεων και απόψεων. Ειδικότερα τα Συνέδρια ασχολούνται με:

1. Τον καθορισμό στόχων και τη χάραξη μελλοντικών ενεργειών για τη βελτίωση και πρόοδο του Κλάδου.
2. Την ενημέρωση γύρω από τα σημερινά δρώμενα και τη διατύπωση προτάσεων για σύγχρονα και επίκαιρα θέματα που αφορούν τους νέους.
3. Την έκφραση των θέσεων του Κλάδου επί θεμάτων που απασχολούν γενικότερα την Προσκοπική Κίνηση.
4. Τη διαμόρφωση κλίματος συνεργασίας και ενιαίας μεθόδου εργασίας, μέσα από την αλληλογνωριμία και τη σύσφιξη σχέσεων μεταξύ των Βαθμοφόρων των διαφόρων περιοχών της χώρας.

β. Οργάνωση

Τα Συνέδρια συγκαλούνται κάθε τέσσερα (4) χρόνια.

Τα θέματα του Συνεδρίου και τους εισηγητές προτείνει η Ομάδα Εργασίας του Κλάδου στο Συμβούλιο Προσκοπικού Προγράμματος της Γ.Ε. αφού συγκεντρώσει τις προτάσεις, μέσα από διαδικασίες των Κλιμακίων (Συνέδρια, συναντήσεις, συσκέψεις, Forum), είτε από μεμονωμένες προτάσεις που υποβάλλονται.

Τα θέματα του Συνεδρίου γνωστοποιούνται έγκαιρα τρεις (3) τουλάχιστον μήνες πριν τη διεξαγωγή του ώστε να δοθεί η δυνατότητα προετοιμασίας των συμμετεχόντων για την έκφραση απόψεων και την κατάθεση προτάσεων.

Την ευθύνη της οργάνωσης του Συνεδρίου έχει η Οργανωτική Επιτροπή του Συνεδρίου που ορίζεται από τον Κλάδο με τη σύμφωνη γνώμη του Γενικού Εφόρου και σε αυτή προεδρεύει ο Έφορος του Κλάδου Γ.Ε. ή ο Αναπληρωτής του. Η Οργανωτική Επιτροπή του Συνεδρίου έχει την ευθύνη της οικονομικής διαχείρισης και την ευθύνη του καθορισμού του χρόνου και του τόπου διεξαγωγής του.

Στην έναρξη του Συνεδρίου προεδρεύει ο Έφορος Κλάδου της Γ.Ε. και καθήκοντα γραμματείας για την εγγραφή και τακτοποίηση των Συνέδρων ασκεί η Οργανωτική Επιτροπή του Συνεδρίου. Μετά την έναρξη εκλέγεται το προεδρείο που έχει πλέον την ευθύνη της διεξαγωγής του σε συνεργασία με την Οργανωτική Επιτροπή του Συνεδρίου. Στο Συνέδριο λειτουργούν κύκλοι συζήτησης, οι οποίοι επεξεργάζονται τα θέματα. Οι μετέχοντες σε κάθε κύκλο εκλέγουν ένα μέλος για να διευθύνει τις συζητήσεις και ένα Γραμματέα, οι οποίοι διατυπώνουν τα τελικά πορίσματα επί των συζητήσεων σε συνεργασία με την Επιτροπή Πορισμάτων.

Η κατανομή των Σύνεδρων σε ισοδύναμους κύκλους γίνεται με βάση την αρχή της αντιπροσωπευτικότητας από την Οργανωτική Επιτροπή του Συνεδρίου και η τελική ευθύνη της κατανομής ανήκει στο προεδρείο.

γ. Συγκρότηση

Στο Συνέδριο μετέχουν:

1. Οι Βαθμοφόροι του Κλάδου με Εντολή Διοίκησης οι οποίοι έχουν απογραφεί για το τρέχον έτος.
2. Οι Έφοροι Κλάδων ή Προσκοπικού Προγράμματος των Προσκοπικών Κλιμακίων (Ε.Π., Π.Ε., Τ.Ε.)
3. Οι Εκπαιδευτές Βαθμοφόρων του Κλάδου.

Επίσης μπορούν να κληθούν και να συμμετάσχουν ως παρατηρητές χωρίς δικαίωμα ψήφου:

1. Μέλη της Παγκόσμιας Οργάνωσης της Προσκοπικής Κίνησης, του Παγκόσμιου Προσκοπικού Γραφείου και της Ευρωπαϊκής Περιοχής που έχουν σχέση με τον Κλάδο.
2. Έφοροι της Γενικής Εφορείας
3. Έφοροι Περιοχών και Περιφερειακοί Έφοροι
4. Διατελέσαντες Έφοροι του Κλάδου
5. Αντιπροσωπεία του ΣΕΟ
6. Εκπρόσωπος της Γενικής Γραμματείας Νέας Γενιάς, ΕΣΟΝΕ, ΕΣΥΝ
7. Συνεργάτες του Κλάδου

Ειδικότερα θέματα συμμετοχής και εκπροσώπησης στα Πανελλήνια Συνέδρια των Κλάδων Γ.Ε. μπορούν να καθορισθούν μετά από πρόταση του αρμόδιου Εφόρου Κλάδου Γ.Ε. και έγκριση του Συμβουλίου Προσκοπικού Προγράμματος της Γ.Ε.

δ. Διεξαγωγή

Το πρόγραμμα εργασιών καθορίζει η Οργανωτική Επιτροπή του Συνεδρίου και εγκρίνεται από το Συμβούλιο Προσκοπικού Προγράμματος της Γ.Ε.

1. Προεδρείο

Στην έναρξη της διαδικασίας εκλέγεται προεδρείο μετά από πρόταση της Οργανωτικής Επιτροπής του Συνεδρίου ή οποιουδήποτε Συνέδρου.

2. Συζήτηση θεμάτων

Σε κάθε θέμα προηγείται εισήγηση. Ακολουθούν διευκρινιστικές ερωτήσεις και τοποθετήσεις Συνέδρων που έχουν υποβληθεί έγκαιρα, σύμφωνα με την ανακοίνωση του Συνεδρίου, στην Οργανωτική Επιτροπή του Συνεδρίου και έχουν διανεμηθεί στους Συνέδρους. Σε περίπτωση που ανοιχτεί κατάλογος ομιλητών, τότε ο χρόνος που διατίθεται, μοιράζεται ανάλογα με τον αριθμό των ομιλητών από το Προεδρείο. Ακολουθεί συζήτηση κατά κύκλους και η διάρκεια της καθορίζεται από το Προεδρείο.

3.Επιτροπή Πορισμάτων

Κατά την έναρξη του Συνεδρίου η Οργανωτική Επιτροπή του Συνεδρίου προτείνει 3 άτομα που θα αποτελέσουν την Επιτροπή Πορισμάτων μαζί με τον Γραμματέα της Οργανωτικής Επιτροπής του Συνεδρίου. Η επιτροπή συγκεντρώνει όλα τα πορίσματα των κύκλων, τα ομαδοποιεί και ετοιμάζει τα τελικά κείμενα που θα παρουσιαστούν την ολομέλεια προς έγκριση.

4. Αποφάσεις και Τροποποιήσεις

Για κάθε τελική απόφαση, υποβάλλεται γραπτά η αντίστοιχη πρόταση και συζητείται στην ολομέλεια.

Αν υπάρχουν τροποποιήσεις σε κείμενα για αποφάσεις ή και σε υπάρχουσες αποφάσεις, τίθενται σε ψηφοφορία πρώτα οι τροποποιήσεις. Αν ψηφιστούν τότε τροποποιούνται και τα αρχικά κείμενα, αλλιώς τίθενται τα κείμενα ως έχουν σε ψηφοφορία.

5. Καταμέτρηση – Ψηφοφορία

Το προεδρείο ορίζει καταμετρητές. Κάθε Σύνεδρος έχει μια ψήφο. Για κάθε ζήτημα που πιθανόν ανακύψει ή για την αποδοχή των διαφόρων προτάσεων γίνεται φανερή ψηφοφορία. Απλή πλειοψηφία των παρόντων στο Συνέδριο κάνει δεκτή την πρόταση. Σε περίπτωση ισοψηφίας ή μειοψηφίας απορρίπτεται.

6.Πορίσματα

Τα πορίσματα που εξάγονται από την πλειοψηφία του Συνεδρίου συγκεντρώνονται από τον Κλάδο Γ.Ε. και υποβάλλονται στο Γενικό Έφορο για να διαμορφώσουν ανάλογα τις κατευθύνσεις του ΣΕΠ που αφορούν τον Κλάδο. Τα πορίσματα του Συνεδρίου γνωστοποιούνται στους συμμετέχοντες καθώς και όλα τα Κλιμάκια του ΣΕΠ.