•    Κάθε Εφορεία, Προσκοπικό Κέντρο και Ένωση Παλαιών Προσκόπων του ΣΕΠ υποχρεούται να λάβει ηλεκτρονική διεύθυνση της μορφής klimakio@sep.org.gr.
•    Κάθε επικοινωνία της Εφορείας, Προσκοπικού Κέντρου και Ένωσης Παλαιών Προσκόπων με άλλα Συστήματα, Εφορείες, Προσκοπικά Κέντρα και Ενώσεις Παλαιών Προσκόπων ή με τις κατά τόπο αρμόδιες αρχές πρέπει να πραγματοποιείται μέσω του ανωτέρω email. Δεν επιτρέπεται η αναγραφή προσωπικών διευθύνσεων email για χρήση σε επίσημα έγγραφα ή σε ιστοσελίδες.
•    Ο κωδικός της διεύθυνσης αλληλογραφίας (password) παραλαμβάνεται από τον επικεφαλής της Εφορείας, Προσκοπικού Κέντρου και Ένωσης Παλαιών Προσκόπων με την ανάληψη των καθηκόντων του. Ο νέος επικεφαλής της Εφορείας, Προσκοπικού Κέντρου και Ένωσης Παλαιών Προσκόπων οφείλει να αλλάξει άμεσα τον κωδικό πρόσβασης αυτό.
•    Τα Συστήματα που αποκτούν δικτυακό χώρο στο διακομιστή του ΣΕΠ αποκτούν κι αυτά διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο sep.org.gr. Για την επικοινωνία των Συστημάτων ισχύουν οι ίδιες προϋποθέσεις με τις Εφορείες, τα Προσκοπικά Κέντρα και τις Ενώσεις Παλαιών Προσκόπων.