Η έντυπη επικοινωνία μεταξύ των Μελών του ΣΕΠ, των Τμημάτων των Συστημάτων και των Εφορειών του, καθώς και με τρίτους εκτός ΣΕΠ διέπεται από κανόνες αλληλογραφίας οι οποίοι αφορούν τη σύνταξη και τον τρόπο διακίνησης των διαφόρων εγγράφων.

3.1. Είδη Εγγράφων
α.    Επιστολές. Συντάσσονται ατομικές, Τμήματος, Συστήματος ή Εφορείας οι οποίες διακινούνται εντός ή εκτός ΣΕΠ και αφορούν προτάσεις και θέματα που απασχολούν το συντάκτη και τον αποδέκτη της επιστολής.
β.    Αναφορές. Συντάσσονται ατομικά, διακινούνται εντός του ΣΕΠ μεταξύ των Κλιμακίων του και αφορούν περιγραφή γεγονότων ή ενεργειών για ένα συγκεκριμένο θέμα ή δράση.
γ.    Ανακοινώσεις. Εκδίδουν τα Συστήματα και οι Εφορείες ο οποίες αριθμούνται κατ’ έτος και αφορούν την ενημέρωση των μελών τους για θέματα γενικού ή ειδικού ενδιαφέροντος. Οι ανακοινώσεις διακινούνται εντός των ορίων ευθύνης της Προσκοπικής Μονάδας και μπορούν να κοινοποιηθούν στα προϊστάμενα Κλιμάκια αναλόγως του περιεχομένου τους εφ’ όσον τα αφορά.
δ.    Εγκύκλιοι. Εκδίδονται από το Γενικό Έφορο, αριθμούνται κατ’ έτος, αφορούν ειδικά θέματα ή δραστηριότητες και έχουν ισχύ Κανονισμού για συγκεκριμένη χρονική περίοδο.
ε.    Βασικοί Εγκύκλιοι. Εκδίδονται από το Γενικό Έφορο, αριθμούνται κατ’ έτος, αφορούν αποφάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου και έχουν ισχύ Κανονισμού και ενσωματώνονται στον αντίστοιχο κανονισμό από την Εφορεία Διοίκησης της ΓΕ

Τα έγγραφα προκειμένου να παρουσιάζουν μια ομοιομορφία πρέπει να συντάσσονται με τους παρακάτω κανόνες.

3.2. Μέρη των εγγράφων
α. Το προ του κειμένου μέρος

Το προ του Κειμένου μέρος περιλαμβάνει κατά σειρά τα εξής:
ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ : αναγράφεται η ημερομηνία στο δεξιό τμήμα του εγγράφου
ΑΠΟ: Αναγράφεται ο Αποστολέας
ΠΡΟΣ: Αναγράφεται ο Αποδέκτης
ΘΕΜΑ: Αναγράφεται συνοπτικά το περιεχόμενο του εγγράφου

β. Το κείμενο
Πρέπει να είναι σύντομο και περιεκτικό χωρίς πολλά λόγια και με σαφήνεια να δίνει στον αποδέκτη το μήνυμα που αυτό περιλαμβάνει.

Καλό είναι για την πληρέστερη κατανόηση του περιεχομένου σε αυτό να συντάσσεται σε μικρές αυτοτελείς νοηματικά παραγράφους.

Εφ’ όσον χρειάζεται να γίνει αλλαγή σελίδας αυτή πρέπει να αριθμείται στο πάνω δεξιό μέρος της σελίδας.

γ. Μετά το κείμενο μέρος
Περιλαμβάνει την Υπογραφή του συντάξαντος το έγγραφο, το ονοματεπώνυμο και τα καθήκοντά του. Στη συνέχεια αναφέρονται εφ’ όσον υπάρχουν οι αποδέκτες κοινοποίησης του εγγράφου.

3.3. Υπογραφή εγγράφων
Τα έγγραφα ανάλογα με το είδος τους υπογράφονται ως εξής:

α.        Επιστολή και Αναφορά : από το συντάκτη της
β.        Ανακοίνωση : Από τον Αρχηγό Συστήματος, τον Τοπικό Έφορο, τον Περιφερειακό Έφορο, τον Έφορο Περιοχής, το Γενικό Έφορο αντίστοιχα.
γ.        Εγκύκλιος και Βασική Εγκύκλιος : Από το Γενικό Έφορο
δ.        Γενικά:
    1.    Για θέματα γενικότερης σημασίας καθώς και σε περιπτώσεις που το Σώμα Ελλήνων Προσκόπων απευθύνεται σε Μέλη της Κυβέρνησης ή στις Κρατικές Αρχές, η αλληλογραφία αυτή υπογράφεται από τον Πρόεδρο και το Γενικό Γραμματέα του Διοικητικού Συμβουλίου.
    2.    Ο Γενικός Έφορος αλληλογραφεί με τις Δημόσιες Αρχές και με φυσικά ή νομικά πρόσωπα για ζητήματα που ανάγονται στην εκτέλεση των καθηκόντων του.
    3.    Οι Έφοροι Περιοχών, οι Περιφερειακοί Έφοροι και οι Τοπικοί Έφοροι, αλληλογραφούν με τις τοπικές Δημόσιες, Δημοτικές, Κοινοτικές ή άλλες Αρχές και φυσικά ή νομικά πρόσωπα της περιοχής τους εφ’ όσον πρόκειται για θέματα, αναγόμενα στην εκτέλεση του έργου τους και των δραστηριοτήτων των Τμημάτων της δικαιοδοσίας τους. Η αλληλογραφία αυτή υποβάλλεται ιεραρχικά ή απ’ ευθείας ανάλογα με το περιεχόμενό της και κοινοποιείται ανάλογα με το θέμα.

3.4. Εισερχόμενα - Εξερχόμενα έγγραφα
Τα Προσκοπικά Συστήματα και οι Εφορείες τηρούν φακέλους εισερχομένων και εξερχόμενων εγγράφων τους οποίους οργανώνουν σύμφωνα με τις ανάγκες τους. Ειδικότερα οι φάκελοι αυτοί μπορούν να διαχωρίζονται σε μέρη ανάλογα με το είδος των εγγράφων (επιστολές, αναφορές, Ανακοινώσεις Συστήματος, Τοπικής Εφορείας, Περιφερειακής Εφορείας, Εφορείας Περιοχής, Γενικής Εφορείας, Εγκύκλιοι και Βασικές Εγκύκλιοι).

Τα εξερχόμενα έγγραφα κάθε Προσκοπικού Συστήματος και Εφορείας προκειμένου να έχουν μια σειρά και συνέχεια λαμβάνουν αύξοντα αριθμό ο οποίος τίθεται πάνω από την ημερομηνία και με την ένδειξη Α.Π.: ....
Ο αριθμός αυτός καθώς και το θέμα κάθε εγγράφου καταχωρείται σε βιβλίο πρωτοκόλλου το οποίο τηρεί ο Αρχηγός Συστήματος ή ο Έφορος Διοικήσεως αναλόγως. Στο ίδιο βιβλίο μπορούν να καταχωρούνται και τα εισερχόμενα έγγραφα με αντίστοιχο αριθμό εισερχομένου πρωτοκόλλου.

3.5. Σφραγίδες
α.    Η σφραγίδα του ΣΕΠ διαμέτρου 3,5 εκ. έχει στο κέντρο το Εθνόσημο και κυκλικά τις λέξεις ΣΩΜΑ ΕΛΛΗΝΩΝ ΠΡΟΣΚΟΠΩΝ - 1910. Η σφραγίδα αυτή χρησιμοποιείται από την Κεντρική Διοίκηση.
    
β.    Ο Γενικός Έφορος και οι Έφοροι Περιοχών χρησιμοποιούν μικρότερης διαμέτρου (2,5 εκ.) κυκλική σφραγίδα, για τη σφράγιση των Εντολών Διοίκησης και μόνον αυτών. Η σφραγίδα αυτή έχει στο κέντρο το Εθνόσημο και κυκλικά τις λέξεις ΣΩΜΑ ΕΛΛΗΝΩΝ ΠΡΟΣΚΟΠΩΝ.
    
γ.    Οι Εφορείες και τα Συστήματα χρησιμοποιούν κυκλική σφραγίδα, διαμέτρου 3,5 εκ. με το έμβλημα του ΣΕΠ στο κέντρο και κυκλικά την ονομασία που αντιστοιχεί στην Εφορεία, Τμήμα κλπ., π.χ. ΣΕΠ ΕΦΟΡΕΙΑ ΠΕΡΙΟΧΗΣ ΚΡΗΤΗΣ., ΣΕΠ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΦΟΡΕΙΑ ΚΙΛΚΙΣ, ΣΕΠ ΤΟΠΙΚΗ ΕΦΟΡΕΙΑ ΠΑΤΡΩΝ, ΣΕΠ 1ο ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΡΟΣΚΟΠΩΝ ΠΑΓΚΡΑΤΙΟΥ, ΣΕΠ 2ο ΣΥΣΤΗΜΑ ΝΑΥΤΟΠΡΟΣΚΟΠΩΝ ΑΜΦΙΣΣΑΣ, ΣΕΠ 3ο ΣΥΣΤΗΜΑ ΑΕΡΟΠΡΟΣΚΟΠΩΝ ΚΕΡΚΥΡΑΣ.